Önkéntesség – napi munka menedzselése

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentesseg-napi-munka-menedzselese-szerkesztheto/
 

Életünk minden tevékenységét átszövi a folyamatok egymásba kapcsolódása. Ennek megfelelően a kulturális intézményekben zajló munka is a szolgáltatásokat létrehozó folyamatok és tevékenységek sorozata. Eközben különböző eszközöket használunk, s egymással együttműködve szervezetet alkotunk. A jó szervezés jellemzője a folyamatok, szervezetek hatékony kialakítása, fenntartása. A folyamatszemléletű gondolkodásban rejlik a szervezet, intézmény működésének hatékonysága. Tevékenységeinket jól áttekinthető folyamatokra kell bontani, és azokat megfelelően szabályozni. Ennek érdekében nagy hangsúlyt kell fektetnünk a munkaerő bevonására, képzésére, valamint tréningek, konzultációs alkalmak biztosítására, hogy fejlődő tudása felhasználásával mindenki részt vehessen az intézményi szolgáltatások kialakításában, működtetésében, hatékonyságának fejlesztésében. Az önkéntes tevékenységet is ebbe a folyamatláncba kell bekapcsolnunk.

Össze kell tehát gyűjtenünk az intézmény tevékenységét szabályozó mechanizmusokat, ezek közül kiemelni a stratégiai célok eléréséhez szükséges kulcsfontosságú szolgáltatásnyújtási folyamatokat. Az így létrejövő intézményi folyamattérképen már kijelölhetjük azokat a tevékenységeket, amelyeken az önkénteseket hatékonyan bekapcsolhatjuk munkánkba, másfelől összeáll az a tevékenységkínálat, melyet az intézmény felhasználhat az önkéntesek toborzásánál.

Ez a folyamatelemzés nagy segítség a mindennapi munkában is, mivel a minőségbiztosítás jegyében elkészülő folyamatábrák, leírások konkrét segítséget nyújtanak egy-egy tevékenység elvégzésében, útmutatóként is szolgálnak.

Az intézményi önkéntesek napi feladatait az alkalmazottak feladatai után állapítjuk meg, vagyis az önkéntesek gyakorlatilag kisegítőként vagy asszisztensekként tevékenykednek. Ahhoz, hogy az önkéntesek szerepe ne csökkenjen, az intézményeknek kreatívnak kell lenniük az önkéntes feladatok meghatározásánál. Ebben fontos motívum figyelembe venni az önkéntes speciális képességeit; azt, hogy milyen többletet nyújthatnak számunkra.

Az önkéntesek napi munkarendje a következőképpen zajlik:

1. lépés: megérkezés

2. lépés: adminisztrációs (pl. jelenléti ív)

3. lépés: a tevékenység felvétele (önkéntes koordinátor irányítása, közreműködése)

4. lépés: a tevékenység elvégzése (önállóan vagy mentori támogatással)

A napi munka menedzselése

Az önkéntesek foglalkoztatása a napi munkában odafigyelést igényel, nagyon fontos a feladatok pontos megfogalmazása, s az elvégzett munka értékelése. Ez gyakran az önkéntesekkel közösen történik. A napi munka jellege szerint lehet folyamatos, vagyis az intézményi rutin feladatok ellátása, de gyakoribb az önkéntesek részvétele a kampányszerű munkákban.

A munkaszervezéshez manapság már kiváló eszközök állnak rendelkezésre internetes oldalakon keresztül. Érdemes ezeket megismerni, és szükség esetén használatukat bevezetni. Korábbi példákban is szerepelt a Google sokakkal megosztható felülete, de komplexebb munkafolyamatokat és csoportkommunikációt támogató eszközök (pl. Slack, Trello) is vannak.

Azoknál az önkénteseknél, akik csak alkalmanként vállalkoznak önkéntes tevékenységre, elég lehet a munkafolyamatok szóbeli részletezése, megbeszélése. A folyamatos munkavégzés viszont feltételezi az elvégzendő folyamatok írásbeli rögzítését, szabályozását. Ez az intézményi alkalmazottakéhoz hasonlóan is történhet, feladatleírás formájában. Elkészítése általában az adott szervezeti vezető vagy az önkéntes-koordinátor feladata, de megírását végezhetik közösen azzal a kollégával, akihez majd kerülni fog. A leírás talán még fontosabb az önkéntesnek, mint a dolgozónak, állandó kapaszkodó a napi munka végzésében.

Tipp: Az egri Bródy Sándor Könyvtárban új tematikus kiemeléseket hoztak létre egy külön teremben könyvállományukból. A népszerű könyvek kölcsönzéséhez, a raktári rend biztosításához nagy segítséget nyújt a könyvek jelzetelése mellett a téma feltüntetése a könyvön: Romantika, Krimi, Tini. Az új beszerzések felirattal való ellátását a döntés pillanatától a feldolgozó osztály végzi, ám a már meglévő könyveket is feliratozni kellett. 3 önkéntesre bízták a munkát. Először mindenki minden munkafolyamatot önállóan végzett (felirat nyomtatása, ragasztása, a könyv polcon való elhelyezése). Hamar rájöttek az önkéntesek azonban, hogy mennyivel hatékonyabb, ha egy-egy folyamatot önállóan végeznek: 1 fő nyomtatott, 2 fő pedig 2 különböző témában ragasztott, s elhelyezte a könyveket a polcon a raktári rendben.

Helyettesítés, kapacitás

A napi munkavégzés előre meghatározott terv, beosztás szerint zajlik. Csakúgy, mint a munkatársakkal, az önkéntesekkel szemben is alapvető követelmény, hogy munkavégzésük akadályoztatása esetén értesítsék az intézményt, lehetőleg az önkéntes koordinátort, esetlegesen új időpontot megjelölve az önkéntes tevékenység végzésére.

A kritikus feladatvégzési pontokon, ahol esetlegesen az óránkénti pihenőidő, az ebédszünet, vagy egyéb teendő akadályozná a folyamatos szolgáltatásnyújtást, érdemes egyszerre két önkéntest egymás mellé beosztani rendszeresen. Ez számukra is nagyobb biztonságot adhat tevékenységük végzése során, s a nehéz helyzetek megoldásakor is tudnak egymástól segítséget kérni, pl. egy múzeumi információs pultban.

Az önkéntes tevékenységek helyettesítése nehezen megoldható feladat, ugyanis a legtöbb kulturális intézményben alacsony a foglalkoztatott önkéntesek száma. Ám ha mégis lehetőség nyílik ennek megoldására, az segít abban is, hogy az egy időben végezhető tevékenységek számát növeljük. Ezáltal csökken a napi munka monotonitása,. Szükség esetén pedig az önkéntesek a hiányzó társ munkáját is elláthatják.

Tipp: a Bródy Sándor Könyvtár Galériájában ’56-os interaktív kiállítást szerveztek korhű könyvtárral, mozival, irodával, iskolai tanteremmel illusztrálva. A nyílt könyvtári terekben értékes műtárgyakat helyeztek el. A Galériában elhelyezett tárgyak őrzését önkéntesekre bízták. Maga az őrzés egy monoton, sőt unalmas feladat is lehetne, de az őrzésen túl az önkéntesekre bízták a kiállítás látogatásának adminisztrálását (jelenléti ívek kitöltését), technikai feltételeinek biztosítását is (aláfestő zene folyamatos lejátszása, mozifilm indítása a látogatók igénye szerint, stb.). Egy rövid képzést követően már nemcsak ezt a feladatot látták el, hanem megbízták őket tárlatvezetéssel is. A feladatokat párban végezték. A munkaszervezést magukra az önkéntesekre bízták, melyet úgy oldottak meg, hogy kétóránként váltották egymást, bekalkulálva a délelőttös és délutános intézményi munkarendet. 2 órán át az egyik önkéntes a kiállítást felügyelte, működtette, vezette, tájékoztatta a csoportokat. Eközben a másik önkéntes a hagyományos könyvtári munkát végezte a kölcsönző terekben, besegítve a polcrend helyreállításába vagy az internethasználatot szabályozó Netcafé rendszer működtetésébe. 2 óra elteltével cseréltek. Szolgálatukat úgy irányították, hogy nemcsak az intézményi munkarendet tartották szem előtt, hanem egymás napi elfoglaltságát, időbeosztását is. Távollétük, betegségük idején viszont helyettesíteni tudták egymást, ahol elsődleges feladatukká lépett elő a kiállítás működtetése.

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.