Az önkéntes koordinátor feladatköre és kompetenciái

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/az-onkentes-koordinator-feladatkore-es-kompetenciai-szerkesztheto/

 

A színes, szerteágazó tevékenységlista áttekintése érdekében összegezzük a koordinátor teendőit és készségeit, képességeit elsősorban a Wake-Up Call: Volunteer Manager Role! című európai uniós pályázat során született projektdokumentációk alapján [1].

A koordinátor feladatait az alábbi listában összegzi a projekt. [2]

  1. Stratégia- és szabályalkotás az önkéntesek bevonására, benne a stratégia kialakítása, a stratégiaalkalmazás, az önkéntes hozzájárulás értékelése a szervezet stratégiai céljaihoz, önkéntes tevékenység szabályozása, a szabályok alkalmazási módjának kialakítása, a jogi és szabályozási megfelelőség biztosítása, az önkéntes tevékenységhez szükséges források megszerzése.
  2. Az önkéntesség népszerűsítése, benne az önkéntesség népszerűsítése a szervezeten belül és a szervezeten kívül.
  3. Az önkéntesek menedzselése, benne a toborzási és kiválasztási folyamatok menedzselése, a képzés, a motiváció, a jutalmazás és elismerés menedzselése, a szupervízió koordinálása és az önkéntesek támogatása, az önkéntes tevékenységek tervezése és megvalósítása, az önkéntes tevékenység ellenőrzésének és értékelésének koordinálása.
  4. Az önkéntesség által szerzett készségek fejlesztése és elismerése, benne az önkéntesek tudásának, készségeinek és kompetenciáinak fejlesztése, az ehhez kapcsolódó dokumentáció támogatása, ezek elismerési folyamatának menedzselése, biztosítja, hogy az elismerő oklevelek kiállítása megfelel a meglévő folyamatoknak és irányelveknek, támogatja, hogy az önkéntesek használják az önkéntesség során szerzett képességeiket.
  5. Az önkéntes tevékenységek menedzsment támogatása, benne önkéntesekkel megvalósuló projektek menedzselése, adatkezelés és belső-külső beszámolók készítése, a költségvetés-tervezéshez való hozzájárulás, az önkéntes tevékenységek és szolgáltatások minőségének biztosítása, részvétel az önkéntesek tevékenységének tervezésében, az összes érintett fél közötti információáramlás menedzselése, az egészségügyi és biztonsági rizikók azonosítása és ellenőrzése, felmerülő problémák kezelése.
  6. Az önkéntesek munkaviszonyainak menedzselése, benne a megfelelő munkahelyi környezet és eszközök biztosítása, az önkéntesség támogatására partnerség építése és fenntartása, az önkéntesek és fizetett alkalmazottak közötti hatékony munkakapcsolat előmozdítása, a munkatársak együttműködési készségének folyamatos javítása, a munkatársak önkéntes koordinációs készségeinek fejlesztése.7

 

A feladatai elvégzéséhez az alábbi képességekkel rendelkezik ideális esetben egy koordinátor – szintén a Wake-Up Call projekt zárókonferenciáján előadottak szerint [3]:

Kezdeményezőkészség,  szervezőkészség

  • Multitasking
  • Projektvezetés és koordinálás
  • Döntéshozatal
  • Kreativitás és innovációs képesség
  • Önálló munkavégzés
  • Alkalmazkodó készség és rugalmasság

Digitális és numerikus készség

  • Adminisztratív készség
  • IT készségek
  • Pénzügyi és gazdasági tájékozottság

Szociális és interperszonális készségek

  • Képesség mások vezetésére és pozitív befolyásolására
  • Empátia és mások szükségleteinek megértése
  • Mások inspirálásának és motiválásának képessége
  • Különféle emberekkel való foglalkozás képessége
  • Csapatmunkára való hajlandóság és a csapatmunka erősítése
  • Rugalmas és előítélet-mentes hozzáállás más emberekhez
  • Különféle szektorok között létrejövő kapcsolatok elősegítése
  • Problémamegoldási- és analizálási képesség

Kommunikációs készségek

  • Kifinomult szóbeli és írásbeli kommunikációs készség
  • Egyértelmű kifejezés képessége
  • Előadói készség
  • Tárgyalókészség
  • Érzékenység a bizalmas információkkal szemben és képesség ezekkel dolgozni
  • Adatgyűjtési és egyértelmű szóbeli és írásbeli beszámolási készség

 

Ezen tudások megszerzésére és a készségek mélyítésére a projekt keretében egy 36 órás képzési tananyagot dolgoztak ki. Az Önkéntes Központ Alapítvány Budapesten 2 napos kezdő és 3 napos haladó képzést tart. Vannak további tanulási lehetőségek is koordinátorok számára az egyszerű tapasztalatcserétől a konferencián át a komolyabb képzési lehetőségekig. Akárhonnan is nézzük, ez a tudás- és készségtár olyannyira szerteágazó, hogy nem véletlen, ha egy szuperhősre asszociálunk az olvasottak nyomán.

Ehhez kapcsolódóan fontos megjegyezni, hogy az önkéntes koordinátor saját (és így áttételesen a szervezet) legfőbb érdekét szolgáló tulajdonsága, készsége a delegálási képesség és megújulási készség, amihez az önismeret folyamatos fejlesztése társul. Ez utóbbinak és a más koordinátorokkal ápolt kapcsolatoknak a hozadéka lehet, hogy a kiégés elkerüli szuperhősünket.

 

Tipp: a Szépművészeti Múzeum Önkéntes Kézikönyvében az alábbiak szerint foglalják össze a koordinátor teendőit:

Az Önkéntes Program irányítása az önkéntes koordinátor (továbbiakban koordinátor) feladata. A koordinátori feladatokat több koordinátor megosztva is végezheti.

A koordinátor feladatai:

  • az önkéntes csapat szükséges létszámának biztosítása, az önkéntesek felvétele, önkéntes szerződés megkötése, az önkéntes jogok ismertetése;
  • az önkéntes tevékenységek adminisztrálása;
  • szükség szerint az önkéntes jogviszony módosítása és felbontása;
  • az önkéntesek feladatainak világos és egyértelmű meghatározása (ezt az egyes munkaterületek szakmai kapcsolattartói is végezhetik előzetes megbeszélés alapján);
  • a múzeum osztályainak, valamint az önkéntesek munkájának összehangolása;
  • együttműködés az egyes munkaterületek szakmai kapcsolattartóival;
  • mind a múzeum, mind az önkéntesek szempontjainak képviselete;
  • az önkéntesek folyamatos tájékoztatása legalább heti rendszerességgel, illetve a rendkívüli eseményekről;
  • az önkéntesek felkészítése, bevezető- és folyamatos képzése;
  • az önkéntesekkel való kapcsolat alapját jelentő internetes felület moderálása;
  • a látogatóinformációs-, Kezet rá!-, és múzeumpedagógiai segítő naptár szerkesztése;
  • az önkéntesek a naptárban nem jelölt feladatainak időbeosztása (ezt vagy a koordinátor, vagy a szakmai kapcsolattartó egyezteti az önkéntesekkel);
  • az önkéntesek munkájának nyomon követése és értékelése (jutalmazás, elmarasztalás – ezt részben a szakmai kapcsolattartók, részben a koordinátor a szakmai kapcsolattartókkal való egyeztetés alapján végzi);
  • az építő, segítő ötletek fogadása, megvitatása;
  • munkaeszközök biztosítása;
  • az önkéntesek beilleszkedését, továbbfejlődését segítő, közösségi programok szervezése.

 

Irodalomjegyzék:

[1] A “Wake-Up call: Volunteer Manager Role!” című projektet a Pro Vobis National Resource Center Romania (www.provobis.ro) valósította meg közösen az Association for Civil Society Development SMART Croatia (www.smart.hr), Brivpratigais. LV (www.brivpratigais.lv), Önkéntes Központ Alapítvány (www.oka.hu, www.onkentes.hu), Organizations Slovakia (www.dobrovolnickecentra.sk) és a Platform of Volunteer Centers szervezetekkel együttműködésben 2014. november 1. és 2016. április 30. között, az Európai Unió finanszírozásában az Erasmus+ Program keretében, 2014-1-RO01-KA205-002734 szerződésszámon.
[2] Occupational Profile For The Volunteer Manager. Cluj-Napoca, Pro Vobis National Resource Centre for Volunteerism, 2016.
[3] Frimmerová, A.: Skills and Training of Volunteer Managers. (előadás). The Volunteer Manager: Key For Excellency in Volunteer Management, CEV Capacity Building Conference, workshop, 2016. április 7-8. Bukarest, European Volunteer Centre. http://conference.provobis.ro/workshops/ (utoljára megtekintve: 2018.08.10.)

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.