Önkéntesség jó gyakorlat: a Szépművészeti Múzeum Kezet Rá! Önkéntes Programjának ütemezése

1. Az ötlet

Az önkéntes koordinátorok tájékoztatták az Egyiptomi Gyűjtemény és az Antik Gyűjtemény vezetőjét arról, hogy egy EU-s projekt keretében a Manchester Museum és a Szépművészeti Múzeum önkéntesei egymás szervezeténél tapasztalatcserét és látogatásokat folytatnak két évig, és a projekt egyik eredménye lehetne a Manchester Museumban működő Kezet Rá! tevékenység meghonosítása. Az ötletet az Egyiptomi Gyűjtemény vezetője pozitívan és nyitottan fogadja.

2. A szükséglet

A koordinátorok találkoznak a Múzeumpedagógiai Osztály munkatársaival, és egyeztetnek a tervezett programról és egy lehetséges együttműködésről. Egyértelművé válik, hogy a múzeumpedagógiai tapasztalatokat szükséges lesz a programba beépíteni.

Újabb, már formálisabb egyeztetésre kerül sor az Egyiptomi Gyűjtemény vezetőjével, ahol számos kérdés és ezekhez kapcsolódó feladat merül fel.

• Mi a Kezet Rá! program? Hol vannak működő példák? Mik a tapasztalatok?

• Melyik gyűjteményrészt, mely tárgyakat lehet bevonni? Szóba jöhetnek-e másolatok, vagy csak eredeti tárgyak?
• Ki fogja az önkéntesek számára a tárgyakat bemutatni? Ki készíti el számukra a tárgyleírásokat?

• Vannak-e egyéb szabályok a tárgyak kézbevételére vonatkozóan?
• Van-e egyéb szempont?

A koordinátorok a Manchesterből hazatérő önkéntesek beszámolói alapján továbbgondolják a terveket. Finomhangolás.

2010. január

2010. február

2010. május

3. Feladat-meghatározás

Elkészül a feladatköri leírás, és a képzési terv, amelyet véleményeznek a bevont kollégák, és ennek alapján főigazgatói jóváhagyás is születik a program indításához.

4. Szervezetbe illeszkedés

A leendő önkéntesek a szervezetben az önkéntes koordinátorokat is magába foglaló Közönségszolgálati Osztályhoz tartoznak, ugyanakkor a felkészítésben kulcsszerepet kapnak az Egyiptomi Gyűjtemény munkatársai és a múzeumpedagógusok. Ez a döntés a tervezési folyamatban megszületett, de már egy létező, a Közönségszolgálati Osztály keretében működő Önkéntes Program bővítéséről volt szó.

5. Költségvetés

A főigazgatói engedélykéréshez készült el egy költségterv is, amely két jelentősebb tételt foglalt magában: egy egyszeri beruházásként megjelenő különleges Kezet Rá! pultot, valamint a folyamatosan szükséges eszközigényt (gumikesztyűket), ami a program bevezetésének feltétele volt.

Mivel a program a már működő Önkéntes Programba illeszkedett be, a többi tekintetben nem volt különböző a költségvetése.

Ugyanakkor a felkészítő képzés különleges volta miatt megszületett az a döntés is, hogy a programra olyan jelentkezőket várnak, akik minimum egy évre el tudnak köteleződni (szemben a más területen elvárt minimum fél éves elköteleződéssel).

6. Adminisztrációs feladatok

Az Önkéntes Program működése miatt az új önkéntes tevékenység nem jelentett különösebb adminisztrációs terhet a folyamatok, a jelentkezések és a képzés adminisztrációján túl, amely önmagában egy jelentős (több munkanapot is igénybe vevő) tevékenység.

7. Toborzás és kiválasztás

A korábbi egyeztetések során jól körvonalazódott, hogy milyen önkénteseket vár a szervezet a feladatra, azaz milyen képességeket, készségeket vár el. Kiválasztási szemponttá vált az angol nyelvtudás (a Múzeum közönsége miatt), a kiváló előadókészség, a magabiztosság és a hitelesség (hiszen a Múzeum elsővonalbeli képviselői lesznek az önkéntesek).

A toborzási felhívás megjelenésekor egyértelmű volt, hogy a kiválasztást a kollégák és az önkéntesjelöltek közötti bizalom építése végett a koordinátorok nem tarthatják saját hatáskörben. A kiválasztást ezért egy háromtagú bizottság végezte, jól körülhatárolt szerepekkel. Az egyiptológus az önkéntes önálló felkészülése nyomán előadott tárgybemutatás tartalmi helyességét véleményezte (hitelesség), a koordinátorok pedig az angol nyelvtudást, a magabiztosságot, az elkötelezettséget mérték fel.

8. Biztonsági szempontok

Mivel a tevékenységük során az önkéntesek eredeti egyiptomi tárgyat vettek kézbe, illetve adtak a látogatók kezébe, és e tekintetben precedens nélküli tevékenységről volt szó, a tárgyak biztonsága elsődleges kérdés volt. Az önkéntesek biztonsági felkészítése ezért a képzés részévé és utolsó elemévé vált. De tárgybiztonsági szempont volt a Kezet Rá! pult minősége (amennyiben a felülete különleges anyagból készült a tárgyak esetleges leesését tompítandó).

9. Képzés

Mivel a folyamat során látszódott, hogy a képzés egyes elemein (önkéntesség, restaurálás, egyiptológia, múzeumpedagógia, biztonság, kommunikáció a látogatókkal, váratlan helyzetek, utánkövetés) való részvétel elengedhetetlen a sikeres önkéntes-felkészüléshez, és ismétlésre nem lesz lehetőség, már a felhívásban közzétették, hogy mely napokon hány órás elfoglaltság lesz a képzés. Azaz azt várták, hogy ennek ismeretében jelentkezzenek a ráérő érdeklődök. A képzés ütemezése ezért még a hirdetés előtt elkészült.

Az önkéntesek a képzést vizsgával zárták, a vizsgabizottság számos tagból állt: két egyiptológus kolléga, két önkéntes koordinátor, legalább egy múzeumpedagógus, az EU-s projektben részt vett önkéntesek (akik látták a Manchesterben működő Kezet Rá! asztalt működés közben).

10. Önkéntes tevékenység indítása

Az önkéntesek beosztását a koordinátorok augusztusban, a vizsgák előtt elkezdték előkészíteni, ezzel elősegítve a tevékenység beindításához kapcsolódó mentori felügyelet beosztásának elkészítését. Mentorként a kurátorok, a restaurátor, a múzeumpedagógus, a koordinátorok közül valaki mindig vállalta, hogy a tevékenység során a közelben megfigyelő lesz, illetve bármilyen szükséges beavatkozás esetére elérhető lesz). Ezzel kettős célt értek el: az önkéntesek magabiztossága nőtt, és a tevékenység széles körben elfogadottá vált. Az első önkéntes alkalom előtt a Múzeum elkezdte hirdetni az új tevékenységet.