Önkéntesek kiválasztása

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentesek-kivalasztasa-szerkesztheto/

Önkéntes motiváció felmérése

Önkéntesek motivációja
Forrás: Bartal – Kmetty 2011 [1]

A toborzás során kapott jelentkezéseket mindenképpen szükséges a kezdetben meghatározott elvárásaink szerint értékelni, és elsősorban azokat a jelölteket invitálni személyes beszélgetésre, akik számunkra kétséget kizáróan megfelelőek. Még így is érhet bennünket csalódás. Mindenképpen érdemes egy második körös válogatást is készíteni, és a számunkra érdekes személyeket behívni. Tapasztalatok szerint gyakran előfordul, hogy remek képességű személyek jelentkeznek segíteni, és akár egy korábban nem is gondolt önkéntes tevékenységet álmodhatunk meg velük együtt.

Koncentrálva elsődleges kiválasztási feladatunkra: a legmegfelelőbb jelöltek megtalálására egy adott pozícióra, a kulturális és civil szervezetekben sokszor kellemes beszélgetéssé váló ismerkedés helyett, egy átgondolt interjúsorral érdemes készülni. Az interjúsor hossza, a kérdések jellege és tartalma egyértelműen a meghirdetett pozíciótól függ. A kérdéseken gondolkodva jól jöhet számunkra, ha visszanyúlunk az ideális jelölt leírásához, az elvárt képességek listájához.

Az interjúk felépítése és interjútechnikák

Az interjúk felépítését jellemzően egy jégtörőnek is nevezett rövid blokk nyitja meg, amikor is pár mondatban bemutatkozunk, hallatjuk a hangunkat, meghalljuk a másikét, első benyomást szerzünk, ami sokszor félrevezető lehet! Itt érdemes kitérni arra, hogy meddig fog tartani az interjú, bemutathatjuk pár mondatban (ha van) interjúztató társunkat (minden esetben érdemes az interjúztatást párban vagy akár többen megvalósítani, és utána a tapasztalatokat összevetni). Megkérdezhetjük a jelöltet az ideútról vagy arról,

hogy hol találta a felhívásunkat.

Ezt követően alapvetően érdemes azon készségeket és tudásokat is felmérni, amelyek a pozíció betöltéséhez szükségesek. Számos interjúztatási technika létezik az egyéni beszélgetéstől a csoportos feladatmegoldásig, amelyek különböző pozíciók esetében jellemzően eltérő hatékonysággal bírnak.

A kiválasztásnál és a tájékoztató beszélgetésnél nem állásinterjú készül. Figyelembe kell venni, hogy az önkéntesnek is megvannak a maga motivációi, hogy miért szeretne részt venni a programban. Ezek feltérképezése kulcsfontosságú a motiváció folyamatos fenntartása, az önkéntesek megtartása végett. [2]

Az interjúzás szakirodalma kifejezetten nagy, az alábbi táblázatban [3] két alapvető kérdezési módszer sajátosságait ismertetjük azok számára, akik egyéni beszélgetés keretében szeretnék a jelölteket megismerni.

 

A táblázat három oszlopot tartalmaz és a hagyományos interjút hasonlítja össze a viselkedésalapú interjúval. A harmadik oszlopban olvashatók a viselkedésalapú interjúk jellemzői, a második oszlopban a hagyományos interjúké, míg az első oszlop azt tünteti fel, hogy az adott sor milyen szempontból veti össze a két különböző típusú interjút.

 

Hagyományos interjú Viselkedésalapú interjú
Fókusz A múltra koncentrál. Arra kérdez rá, hogy a jelölt hogyan lát egy helyzetet. Következtetéseket igyekszik találni a jövőben várható viselkedés megjóslására. A keresett készségek felkutatása.
Kérdések Jellemzően egyenes, gyors válasz adható a kérdésekre, mint „Melyek az erősségeid, gyengeségeid?”, „Jellemezze munkastílusát.” Pontos részleteket kérdez, specifikus, nehezen megválaszolható, váratlan kérdések, mint „Mondjon egy helyzetet, amikor a logika segítségével talált megoldást.” Vagy „Mit gondol, hány éves a titkárnő, akivel az imént találkozott?”, Vagy „Volt már olyan helyzetben, amikor egy Önnél fiatalabb személy meggyőzte az igazáról?”
Következtetés A következtetést az interjúzó vonja le, gyakran a kérdésekre adott válaszok formájában. A következtetést az interjúztató vonja le, gyakran megtartva azt magának.
Cél A jelölt múltbeli viselkedésének és önreflexiójának feltérképezése. Az interjúalany attitűdjének megismerése.

Bizonyos pozíciókhoz fontos lehet a nyelvtudás. Például egy információs vagy a kliensekkel várhatóan gyakran kapcsolatba kerülő önkéntes esetében a sikerélmény záloga lehet, hogy társalgási szinten beszéljen angolul vagy más idegen nyelven. Mindkét kérdezéstechnika esetében lehet akár felváltva magyar és angol kérdéseket is feltenni.

Élhetünk azzal a lehetőséggel is, hogy a jelölteket előre megkérjük, hogy ismertessenek egy tárgyat (előzetes felkészülés után) az interjú során. Így például a tárlatvezetésre jelentkezők előadókészsége, reakciói is felmérhetők a találkozó során.

Érdemes az interjú végén időt hagyni a jelölt kérdéseire, és ha szükséges, tisztázhatjuk a tevékenység részleteit, beszélhetünk az önkéntes programról, a szervezetről, a terveinkről.

Az interjú időtartama fontos tényező lehet, ha egymás után több beszélgetést tervezünk, vagy ha siet a jelölt. Célszerű a várható időtartamot előre közölni, és betartani a jelzett hosszat. Egy interjú hossza a kérdések számától és a válaszok hosszától függően széles skálán változhat, ökölszabályként 20-40 perc között érdemes tartani a beszélgetések hosszát, így biztosítva, hogy figyelmünket végig fenn tudjuk tartani.

Az interjúkat érdemes jegyzettel, esetleg előre elkészített értékelőlappal követni, és a beszélgetés során jegyzetelni. Nem árt, ha készenlétben nálunk van a jelölt pályázati anyaga, önéletrajza és motivációs levele, így az esetleg felmerült kérdéseinket is feltehetjük.

Az interjú befejeztével és a jelölt távozásával szánjunk még pár percet az értékelésre és jegyzet készítésére. Különösen akkor fontos ez, ha újabb interjúk állnak előttünk. Így biztosíthatjuk, hogy pontosan emlékezzünk a jelöltekre. Érdemes különbséget tenni a kizáró faktorok és a döntési faktorok között.60

Az interjú végén célszerű elkerülni a döntési helyzetet. Ne engedjünk a

túl lelkes önkéntes nyomásának: mondjuk azt, hogy bizonyos időn belül jelentkezni fogunk. Viszonylag ritka azon esetek száma, amikor az interjú után nem szeretnénk valakivel együttműködni. Ha ez mégis előfordul, pár nap elteltével fel tudunk készülni egy diplomatikus, ámde egyenes válasszal, esetleg alternatív ajánlattal.

Tipp: a Szépművészeti Múzeum Kezet Rá! Programja esetében az interjúk, majd a képzések kifejezetten célozták a megbízható, az eredeti tárgyakkal majd felelősen bánni tudó csapat kiválasztását. A felhívás minden fordulatában igyekezett pontos képet adni az önkéntesre váró feladatról és a szervezet elvárásairól. A beérkezett jelentkezéseket először formai szempontok szerint szűrték. Mivel olyan jelentkezőket vártak, akiknek erénye a pontosság és hitelesség, ezért ezen tulajdonságokat is felmérték. A hiányos jelentkezéseket szigorúan figyelmen kívül hagyták. A megfelelő jelentkezések alapján szóbeli interjút szerveztek, mely előtt „házi feladatot” kaptak az érdeklődők: két általuk választott, az intézményi weboldalon elérhető egyiptomi tárgyból kellett felkészülniük a személyes találkozóra. Az interjú egy háromtagú bizottsággal folyt (ebből 1 fő egyiptológus, 2 fő önkéntes koordinátor), így a kiválasztást pontosíthatták, a benyomásokat megbeszélhették a bizottság tagjai, és a szubjektív tényező jelentősége csökkent a kiválasztásban. Az interjúk alatt mindig ugyanazt a sablont használták (interjúkérdések tekintetében), felváltva magyarul és angolul – mivel az angol nyelvtudás hiánya kizáró feltétel volt. Minden tag ugyanazt a pontozási sémát követve készített jegyzetet a félórás interjúk utáni 1-2 percben.

Két kizáró feltétel volt az interjúkon:

  • angol nyelvi hiányosság (minimum társalgási szint – nem nyelvvizsga
    kérdése);
  • hitelesség, avagy a nemet mondás művészete – azaz ha valaki a feltett kérdésre kényszeresen adott tudományosan nem helytálló és szakmailag megalapozatlan választ (pl. nem olvasott utána egy tárgy anyagának,
    és erről mégis a válasz tudójaként feltűnve valótlan állításokat tett)

Az interjúkat követő fázis a felkészítő képzés volt. Itt kizárták azokat a résztvevőket, akik nem vettek részt az alkalmak min. 80%-án, illetve akik nem tudtak sikeres vizsgát tenni.

 

Irodalomjegyzék:

[1] Bartal A. M. – Kmetty Z.: A Magyar Önkéntesek Motivációi – a Magyar Önkéntes Motivációs Kérdőív sztenderdizálásának eredményei alapján. Civil Szemle, 2011, Budapest, Civil Szemle Alapítvány, http://www.civilszemle.hu/downloads/cikkek/2011/29szam_2011_4_Bartal_7-30.pdf (utoljára megtekintve: 2018.06.20.)
[2] Önkéntes Központ Alapítvány: Az Önkéntes Központ Alapítvány Képzési Programjának anyaga. Budapest, 2005. https://www.scribd.com/document/31580453/Utmutato-onkentestevekenyseg-megszervezesehez (utoljára megtekitve: 2018.06.20.)
[3] Csordás I.: Volunteer Management in Cultural Institutions – a Practical Handbook. 2012, Budapest, Múzeumok és Látogatók Alapítvány (utoljára megtekintve: 2018.06.20.)

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.