Önkéntesek toborzása

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentesek-toborzasa-szerkesztheto/
 

Sok szervezet számára komoly kihívásnak tűnik az önkéntesek toborzása, holott szisztematikus tervezés esetén jó esélyünk van megfelelő segítőket találni. Az adott település befolyásolhatja a toborzás hatékonyságát, de a jól felépített toborzási tevékenység mindenhol meghozhatja az eredményét.

A toborzás megkezdése előtt hasznos néhány dolgot átgondolni. Íme, néhány jó tanács: [1]

Csak akkor kezdjük el a toborzást, ha készen állunk:

 

  • Eldöntöttük, hogy elindul a program.
  • Eldöntöttük, hogy milyen területekre fogadunk önkénteseket.
  • Tudjuk, hogy mikortól kezdődik a tevékenység.
  • Tudjuk, hogyan fogjuk kiválasztani és betanítani az önkénteseket.
  • Mindenképpen kerüljük el az általános „Segítségre van szükségünk!” típusú felhívás megjelentetését!
  • Tervezzük meg a toborzás lépéseit, lehetőségeit, kis kampányokra bontva az alábbi lépések szerint, sorrendben:
  1. Határozzuk meg az ideális jelöltet – végzettsége, képességei, személyisége, elérhetősége tekintetében.
    Érdemes meghatározni azokat az elemeket is, amelyek kizáróak lehetnek, pl. hiányzó nyelvtudás, vagy – információpultos tevékenység esetén – a könnyen zavarba jövő személyiség.
    Fontos, hogy ennél a lépésnél legyünk önmagunkkal őszinték, és még ne kezdjünk el alkudozni a saját elvárásainkkal. Erre ráérünk akkor is, amikor alig akad megfelelő jelölt. Gondoljunk arra, hogy rengeteg ember közül kell a legmegfelelőbbet kiválasztanunk.
  2. Készítsük el a felhívást! Ebben igyekezzünk körülírni a tevékenységet magát. Adjuk meg, MIT? HOL? MIKOR? szükséges végezni (a már korábban előkészített feladatköri leírás alapján), közöljük a pozíció betöltéséhez szükséges minimumelvárásokat. Soroljuk fel azon készségeket, amelyek előnyösek lehetnek, valamint adjunk válaszokat a MIÉRT érdemes? kérdésre is.
    Amennyiben van olyan tényező, amely kifejezetten problematikus lehet a megfelelő jelölt megtalálásakor, akkor azt feltétlenül jelezzük a felhívásban. Például ha kötött idejű képzésben való részvételt várunk el, vagy ha csak kedden 10-14 óra között végezhető a tevékenység.
    Fontos, hogy még itt se alkudozzunk az ideális elképzeléssel, ugyanakkor jelezzük, harugalmasak tudunk lenni valamely elvárás tekintetében.
  3. Ötleteljünk arról, hogy hol találhatjuk meg legvalószínűbben a megfelelő jelöltet!
    Ahelyett, hogy azon gondolkodnánk, hol találhatunk embereket, próbáljuk meg azt beazonosítani, hol találhatjuk meg a megfelelő jelölteket!
    Ha például elsősorban nyelveket beszélő, Egyiptomot látott, vagy a történetét ismerő személyeket várunk, érdemes a megfelelő egyetemi fakultást megkeresnünk, és kitennünk egy felhívást.
    A hirdetési csatorna beazonosításakor fontos szempont lehet az ár, vagyis az, hogy ingyenes legyen. Szerencsére ma már erre sok lehetőség kínálkozik: országos hatókörű önkéntes kereső oldalak (ww.onkentes.hu, illetve www.onkentes.gov.hu), és számos helyi, lokális lehetőség. Egy-egy érdekes kezdeményezés könnyen kaphat sajtóvisszhangot is.
    Legyünk kreatívak! Nincsenek szabályok. Használjuk a megérzéseinket és a tapasztalatainkat. Használjuk a szervezetünk működéséből adódóan rendelkezésünkre álló csatornákat, és szólítsuk meg szervezetünk célcsoportjait is (az érdeklődési kör már biztosan egybevág az ideális jelölt leírása és a szervezeti célcsoport között): a klienskört, a hírlevélre feliratkozókat, a Facebook-oldalunk kedvelőit, illetve a nálunk már önkéntesként tevékenykedőket.
  4. Illesszük össze a toborzási módszert, a felhívási anyagokat és a toborzási csatornát!
    Ha az egyetemi fiatalságot szeretnénk megszólítani, használjunk tegező formát, és a tevékenység végzésével járó azon előnyöket emeljük ki, amelyek számukra fontosak lehetnek.
    Végiggondolhatjuk azt is, hogy milyen formában szeretnénk fogadni a jelentkezéseket: levélben, e-mailben, esetleg interneten kérdőíves formában, ami azonnal összesítő táblázatot is készít (pl. Google Forms megoldás). Tartsuk szem előtt a saját időnk hatékony felhasználását!
    Használjuk a szervezet saját weboldalát, és az álláshirdetések között jelentessük meg az önkéntes lehetőségeket!
    A szervezet weboldalán bővebb információval is szolgálhatunk az önkéntes programról és az önkéntes tevékenységről, az elvárásokról és az általunk nyújtott lehetőségekről.
  5. Jelentessük meg a hirdetést! Készüljünk fel az érdeklődők fogadására és az interjúkra!
    Tartsuk szem előtt: az intézmény pozitív megítélése is múlhat azon, hogy minden jelentkezőnek küldjünk egy rövid választ. Ha online kérdőíves keretben fogadjuk a jelentkezéseket, akkor automatikus választ is be tudunk állítani.

A könnyű felhasználhatóság jegyében álljon itt egy rövid ellenőrző lista arról, hogy mi is szerepeljen egy felhívásban. [2]

A Szépművészeti Múzeum Kezet Rá! Programjának felhívása:

Téma
Szervezet neve, tevékenysége
Önkéntes tevékenység megnevezése, rövid ismertetése
Önálló vagy csapatban végzendő a tevékenység?
Önkéntes tevékenység helye és ideje
Mikortól meddig keresnek önkéntest?
Mik a tevékenység ellátásának feltételei (nyelvtudás, számítógépes ismeret stb.)
Melyek az önkéntes tevékenység ellátásának feltételei? (fiatalokat vagy időseket várnak stb.)
Az önkéntes tevékenység megkezdése előtt van-e bármilyen képzés, ennek van-e költsége?
Milyen jogviszony keretében fogad a szervezet önkénteseket?
Milyen kedvezményeket, juttatásokat kapnak az önkéntesek?
Mit kell beküldeni a jelentkezéshez? (önéletrajz, motivációs levél, fénykép, referencia, milyen nyelven várják az anyagokat?)
Kinek, milyen elérhetőségen küldjem be a jelentkezésemet, és hol kérhetek további információt?
Jelentkezési határidő

A toborzási terv sikerességéhez jó ütemezésre is szükség van. Érdemes a felhívás megjelenése után 2-3 hetet hagyni a jelentkezések fogadására, majd további 1-2 hetet a jelentkezések szűrésére. Tehát a tevékenység tervezett kezdete előtt 4-5 héttel javasolt a felhívást megjelentetni, hacsak nem iktatunk még be egy hosszabb időt igénybe vevő képzést.

A meghirdetett felhívásra ideális esetben rengetegen fognak jelentkezni, mert sikerült olyan attraktív munkakört és kedvezménycsomagot összeállítani, mely sokaknak meghozza a kedvét a tevékenységhez. Az igazság azonban az, hogy általában vagy túl sokan, vagy túl kevesen jelentkeznek egy felhívásra. Ritkán kapunk pontosan annyi tökéletes jelölttől választ, amennyit fogadni szeretnénk.

Túl sok jelentkező esetén szerencsések vagyunk, mert válogathatunk (ebben segít majd a következő fejezetrész). Ez esetben a jelentkezések gyors feldolgozása és a nem megfelelő jelentkezők elutasítása okozhat nehézségeket. Túl kevés jelentkező esetén pedig újabb, jobban fókuszált toborzásra lehet szükség, esetleg más megoldást kell keresnünk (IKSZ-es diákok, gyakornokok stb.). Legrosszabb esetben a tevékenység meghiúsul.

Irodalomjegyzék:

[1] Ellis, S.: 2 Basic Steps to Successful Volunteer Recruitment. (előadás). Önkéntesmenedzsment kihívások hosszú távon Konferencia, Recruitment workshop, 2016. szeptember 22. Budapest, Szépművészeti Múzeum – Magyar Nemzeti Galéria. 2016
[2] Csordás I.: Volunteer Management in Cultural Institutions – a Practical Handbook. 2012, Budapest, Múzeumok és Látogatók Alapítvány. 27-28 p.

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.