Önkéntesek fogadásának velejárói

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentesek-fogadasanak-velejaroi-szerkesztheto/

 
Amennyiben egy szervezet meghozta azt a döntést, hogy létrehoz egy önkéntes programot, vannak bizonyos lépések a stratégiaalkotás és az önkéntes menedzsment modell végiggondolása mellett, amelyeket szükséges megtenni:

 

  • Érdemes bejelentkezni a Köt (a évi LXXXVIII. törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről) hatálya alá, mint önkénteseket fogadó szervezet, amennyiben annak hatálya alatt kíván az intézmény önkénteseket fogadni. A törvény alkalmazása kapcsán, az Önkéntes Központ Alapítvány útmutató anyagot [1] készített, melynek áttanulmányozása indokolt lehet az önkéntes program elindítása előtt.
  • döntés a koordinátor személyéről, pozíciójáról, munkaidejéről önkéntes tevékenységek átgondolása.

Regisztráció önkéntesfogadó szervezetként és szerződéskötés

Az önkénteseket fogadó szervezetként való bejelentésről legpontosabb megfogalmazásban az Önkéntes Központ Alapítvány weboldalán található információ. Ezen információk közül az alábbiakat emeljük itt most ki. [2]

…a törvényben meghatározott juttatásokat a fogadó szervezet csak akkor nyújthatja járulékmentesen – az önkéntes számára pedig adómentes módon –, ha bejelentkezik a törvény hatálya alá, vagyis a közérdekű önkénteseket fogadó szervezetek  nyilvántartásába

A közérdekű önkéntes foglalkoztatása révén járó kedvezmények igénybe vételéhez a fogadó szervezetnek be kell jelentkeznie az Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) Esélyteremtési Főosztályának nyilvántartásába. Ennek első lépése a bejelentési lap kitöltése, mely az alábbi honlapon letölthető: http://www.civil.info.hu/bejelenteshez-szukseges-urlap (A fogadó szervezet a későbbiekben azt is köteles jelezni, ha a bejelentkezési lapon feltüntetett adatok  megváltoztak.)

A bejelentkezési laphoz csatolandó kötelező mellékletek felsorolását a KÖT 11. §-a tartalmazza.

Ezek a következők:

 

  1. Helyi önkormányzatok társulása esetén a társulási megállapodás másolata,
  2. Civil szervezet esetében a hatályos létesítő okirat másolata, a nyilvántartásba vétel 30 napnál nem régebbi igazolása, amelyet az illetékes bíróság állít ki,
  3. Egyházi jogi személy esetén a nyilvántartásba vétel igazolása az egyházi jogi személy adatairól, amelyet az illetékes bíróság állít Ha a fogadó szervezet egyházi jogi személy szervezeti egysége, akkor mellékelni kell az egyházi jogi személy erre vonatkozó nyilatkozatát,
  4. Intézmény, illetve annak fenntartója esetén a bejelentéshez mellékelni kell annak igazolását, hogy az intézmény jogszerűen működik. Ha az intézmény fenntartója társadalmi szervezet, alapítvány, közalapítvány, egyházi jogi személy, közhasznú vagy gazdasági társaság, mellékelni kell a szervezet adatairól szóló, 30 napnál nem régebbi bírósági igazolást. Ha az intézmény fenntartója egyéni vállalkozó, akkor kötelező a vállalkozói engedély másolatát melléke

A bejelentkezési lapot és a mellékleteket a következő címre kell beküldeni (2017-es állapot szerint):
Emberi Erőforrások Minisztériuma Esélyteremtési  Főosztály
1055 Budapest, Szalay u. 10-14.

A fogadószervezeteknek, az Emberi Erőforrások Minisztériuma felé nincs az egyes önkéntesekkel, önkéntes szerződésekkel kapcsolatban bejelentési kötelezettsége. A közérdekű önkéntessel kapcsolatos egyedi személyazonosításra alkalmas iratokat a fogadó szervezet őrzi, a Minisztérium nyilvántartása csak a fogadó szervezetek adatait tartalmazza.

A békéscsabai Csabagyöngye Kulturális Központ – többek között, mint a „Minősített Közművelődési Intézmény Cím” és a „Közművelődési Minőség Díj” birtokosa – kiemelt figyelmet fordít jogszerű működésére, melynek részét képezi az önkéntes fogadószervezetként történő regisztráció éppúgy, mint az önkéntesek koordinációjának részletesen kidolgozott módszertana. Követendő példaként említjük meg, hogy a szervezet 2011-ben regisztrált fogadószervezetként, holott önkénteseket csupán 2013 óta von be tevékenységébe. Ebből is látható, hogy a regisztrálás tágítja a lehetőségeinket, de nem kötelez önkéntesek fogadására.

Regisztrált önkéntesfogadó szervezetként a következő lépés az önkéntes szerződés elkészítése.

Szükséges-e önkéntes koordinátor?

Intézményünkben – ha a lehetőség adott – feltétlenül alkalmazzunk önkéntes-koordinátort, még akkor is, ha nem lehetséges vagy szükséges az, hogy teljes munkaidőben végezze tevékenységét. Fő feladata az önkéntes beilleszkedésének támogatása (tájékozódás, képzés, motiváció fenntartása, ellenőrzés, értékelés) és a munkatársak tájékoztatása az önkéntes tevékenységéről. Megismerteti az önkénteseket az intézményen belüli viszonyokkal, szabályokkal, munkavégzésük feltételeivel, a munkatársak közötti kommunikáció lehetőségeivel, információkat ad az anyag- és eszközhasználattal kapcsolatban. Eligazít, hogy kitől miben kérhet az önkéntes segítséget. Felméri az önkéntes kompetenciáit, gondoskodik esetleges képzéséről. Betekintést nyújt a szervezet alapvető normáiba, megismeri az önkéntes elvárásait is, igyekszik a kettőt összhangba hozni. Az önkéntesek munkáját figyelemmel kíséri, s ha szükséges, beavatkozik a munkafolyamatokba.

Önkéntes koordinátorunk híd az önkéntes és az intézmény munkatársai, az önkéntes és az intézményi vezetés között. Ő tájékoztatja felsőbb vezetőit az önkéntes tevékenységről, felelős a beszámolók elkészítéséért, az adminisztráció felügyelője, napi és időközönkénti statisztikák készítője. Az intézmény fenntartója az adott intézmény önkéntes munkájáról az igazgató által összefogott, év végén elkészített éves beszámolókból, illetve az év elején elkészülő éves munkatervekből  tájékozódik.

Fontos kiemelni, hogy az önkéntes koordinátor a szervezeten belül, az önkéntesek képviseletében, számos területtel aktív kapcsolatot tart fenn. Az önkéntes tevékenységtől függően a megfelelő szakmai egységekkel valamint a szervezet frontszemélyzeti munkáját ellátó osztályokkal is, amennyiben a feladatok hatékony ellátása ezt igényli. Az önkéntes tevékenységtől függetlenül a jogász munkatárssal (vagy jogi osztállyal), a munkaügyes kollégával (ideális esetben a HR osztállyal), a gazdasági munkatárssal (vagy gazdasági osztállyal), az igazgatóval (vagy felsővezetéssel), illetve a biztonsági osztállyal szükséges a rendszeres kapcsolat kialakítása és fenntartása.

Itt is megerősítjük, hogy a vezetői értekezleteken, munkatársi gyűléseken az önkéntes koordinátornak egyértelműen helye kell, hogy legyen, hiszen így kap rálátást a szervezet működésének egészére, és így lesz képes az önkéntes tevékenységek skáláját meghatározni, azt szükség esetén bővíteni.

A „legyen vagy ne legyen önkéntes” alapkérdés eldöntésében az alábbi szempontok is segíthetnek. Az önkéntesek koordinálására fordított időt, energiát, a program működtetéséhez szükséges, munkabérben is kifejezhető erőforrást az alábbiak szerint, kétféleképpen közelíthetjük meg.

  1. A szervezet célja a költséghatékonyság növelése, azaz, hogy minél kevesebb költségvetéssel, minél hatékonyabban működjön. Ennek vannak természetes határai és vannak átváltási pontok is a különféle eszközökbe vagy jól képzett munkaerőbe való befektetések esetén, amikor egy egyszeri költség a jövőben költségcsökkentést idéz elő (pl. az írógépről a számítógépre való váltásnál a munkaidő jelentős része felszabadulhatott a gyorsabb munkavégzés miatt). Ilyen az is, amikor egy befektetés bár állandó költséggel, egy önkéntes koordinátor alkalmazása folyamatos munkabérfizetési kötelezettséggel jár, – a feladatai során annyi extra munkaerőt tud koordinálni, ami munkaórában kifejezve több fizetett munkatárs ledolgozott órájával lehet egyenértékű. Itt az a kérdés, hogy a szervezet hajlandó-e (akár a rendelkezésére álló költségvetési keret átcsoportosításával) önkéntes koordinátor pozícióra áldozni, melyet erősen javaslunk.
  2. Amennyiben az előző kérdésre igen a válasz, szükséges arról dönteni, hogy hány órában alkalmazunk önkéntes koordinátort. Szervezetek tapasztalatai alapján, attól függően, hogy milyen tevékenységet végeznek az önkéntesek, továbbá, hogy rendszeres-e ez a tevékenység és mennyire nagy munkaerő-intenzitású a képzésük és folyamatos, naprakész tájékoztatásuk, ökölszámként az alábbi kapaszkodót ajánljuk természetesen azzal, hogy számos tényező alakíthatja, árnyalhatja még a képet:
  • 0-10 fő önkéntes foglalkoztatása általában heti 10 óra munkánál többet nem szokott jelent.
  • 10-30 fő önkéntes foglalkoztatása esetén már könnyen előfordulhat, hogy az önkéntesekkel való folyamatos kapcsolattartás és az önkéntes koordinátori teendők kitesznek egy félállást.
  • 30-50 fő esetén biztosan szükség van a program színvonalas működtetéséhez legalább félállású önkéntes koordinátorra.
  • 50-80 fő koordinálása már nagyon nagy elfoglaltságot jelent, könnyen előfordulhat, hogy egy munkatárs teljes munkaidejét kitölti a kapcsolódó feladatok ellátása.
  • 80 fő fölött mindenképpen szükséges egy teljes állású önkéntes koordinátor alkalmazása.
  • 80-100 fő közé eső programban nagy valószínűséggel szüksége lehet a teljes állású koordinátornak kiegészítő segítségre, asszisztenciára.
  • 100 fő fölötti, rendszeres önkéntes tevékenységeket felölelő önkéntes program esetében mindenképpen szükséges legalább két, a témában jártas koordinátor.

Kislétszámú intézmények esetében a pozíció nehezen létrehozható, nehezen megfizethető. Új program indítása esetén mindenképpen javasoljuk a lassú építkezést. Azaz az önkéntes fogadásának első lépése valószínűleg nem az önkéntes koordinátori pozíció létrehozása lesz, ugyanakkor nagyon fontos komolyan venni a koordinátor esetleges túlterheltségéről szóló jelzéseket. Gondoljunk bele, egy egész (vagy maroknyi) hadsereget irányít esetenként.

Ha analogikusan gondolkodunk, hány százfős cég várja el egyetlen vezetőtől, hogy mindent összefogjon?

Az önkéntes koordinátor alkalmazás elterjedését gátolja, hogy annak még nincs meg helye a szakmai regiszterben. Ennek következtében sok esetben nehéz a koordinátor pozíciójának finanszírozási forrását előteremteni, de számos példa van arra, hogy intézményvezetők és fenntartók, a program mérete miatt és a munka volumenének ismeretében, megtalálták a megoldást a szükséges forrás előteremtésére.

 
Irodalomjegyzék:

[1] Bullain, N. (szerk.): Útmutató az önkéntes törvényhez – amit a fogadó szervezeteknek tudniuk érdemes A közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvényről. 2011. Budapest, Önkéntes Központ Alapítvány. http://www.onkentes.hu/sites/default/files/attachment/3/torvkiadvany szervezeteknekjavitott1_0.pdf (utoljára megtekintve: 2017.04.21.)
[2] Információk a minisztériumi bejelentkezésről. 2013. Budapest, Önkéntes Központ alapítvány. http://www.onkentes.hu/cikkek/informaciok-miniszteriumi-bejelentkezesrol (utoljára megtekintve: 2017.04.14.)

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.