Kommunikáció szervezeten belül és kívül

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/kommunikacio-szervezeten-belul-es-kivul-szerkesztheto/
 

Az önkéntes program, mint az emberek együttműködésének alapja, a hatékony belső kommunikáció. A szervezet céljainak, eredményeinek ismerete és tudása minden szereplő számára azért fontos, hogy a szervezetben való helyét és helyes működését azonosítani tudja. A szereplők (fizetett és nem fizetett munkatársak) folyamatos kapcsolattartásának eszköze a belső kommunikáció: tudjuk egymásról, hogy ki, mit, miért és hogy végez, így hogyan tudunk egymás tevékenységéhez kapcsolódni.

Az önkéntes program megítélésének, elfogadottságának, szervezetbe integrálódásának mutatója és a szervezet megítélésének, imázsának, társadalmi beágyazottságának alakítója a külső kommunikáció. Hosszú távon mindkettő létfontosságú a szervezet optimális működése szempontjából. A belső kommunikáció eszközei olyanok, mint egy karmesteri pálca: segítik a közös nevezőt megteremteni a szervezeten belül. A külső kommunikáció a szervezetek életében egyre fontosabbá váló társadalmi elfogadottság és beágyazottság szövetét teszik egyre biztonságosabbá, erősebbé.

Belső kommunikáció

A belső kommunikációnak sokféle célja lehet az önkéntes program esetében is. Alapvető célja, hogy hatékonyan áramoltassa az információkat a szervezeten belül, de sok más funkciója is van a munkatársak tájékoztatásától kezdve az önkéntes program hasznának alátámasztásáig az intézmény vezetői felé. Az önkéntesekkel foglalkozó munkatársnak (koordinátornak) elemi érdeke, hogy több irányban is hatékonyan kommunikáljon. Az intézmény nagyságától, szervezeti struktúrájától függően a célcsoportok összemosódhatnak, bővülhetnek, de csökkenhetnek is.

Példa: a szentendrei Skanzenben minden hét csütörtökén kimegy egy, a következő hétre vonatkozó „heti információ”, amiben a múzeumot érintő összes program, rendezvény szerepel. A heti információt minden munkatárs e-mailben kapja meg. Ebben a heti információban minden esetben szerepel, hogy milyen helyszínen, milyen munkára jelentkeztek önkéntesek. A heti információt az önkénteseknek is kiküldhetjük, hogy tájékozódjanak a programokról.
Tipp: Az önkéntesekkel való belső kommunikáció során érdemes figyelembe venni az életkori sajátosságokat. Az X, az Y és a Z generációs önkéntesek más-más csatornákon kommunikálnak szívesebben. A Szennai Skanzenben az önkéntesek mindegyike tagja egy zárt Facebook csoportnak, amelyet az önkéntes koordinátor kezel. Ezen a csatornán értesíti az önkénteseket a lehetséges feladatokról, de a programokról készült fotók, vagy egyéb más információk jó gyűjtőhelye is.

Egy szervezet belső kommunikációjának célcsoportjai, tartalma és kommunikációs csatornái

A belső kommunikáció gyakorisága

Az önkéntes program során keletkező információk halmazából nem mindegy, hogy melyiket milyen gyakorisággal áramoltatjuk. Az önkéntes koordinátorok munkájának nagy részét a belső kommunikáció teszi ki, hiszen folyamatosan egyeztetni kell az önkéntesekkel és az intézményben dolgozó kollégákkal.

A belső kommunikáció gyakorisága – a táblázatot az intézményi önkéntességgel foglalkozó munkacsoport állította össze

Külső kommunikáció

A szervezeten kívül az adott önkéntes programmal kapcsolatban elsődlegesen négy okból kommunikálunk:

 

  • szeretnénk elérni és megszólítani a potenciális önkénteseket
  • az önkéntesek által elért eredmények közzététele által építjük a szervezet imázsát, megítélését, valamint formáljuk a szervezetünk társadalmi beágyazottságáról kialakult képet
  • az önkéntességet magát is népszerűsítjük
  • amennyiben az önkéntesek jelenléte által olyan hozzáadott szolgáltatás jelenik meg a szervezet repertoárjában, ami korábban nem létezett, vagy minőségében jelentősen változott, a kommunikáció célja az is lehet, hogy ennek a szolgáltatásnak közönséget építsen.

Vegyük sorra, hogy a fenti célcsoportokkal milyen tartalommal és milyen eszközzel kommunikálhatunk:

A külső kommunikáció tartalma és eszközei

Összegzésül elmondhatjuk, hogy a kommunikációs kérdéskört érdemes alaposan átgondolni és strukturálni. Ahol kapacitás vagy affinitás mutatkozik erre, előnyös lehet egy kommunikációs terv készítése, ideális esetben az intézményi kommunikációs stratégiába integrálva. Ne feledjük, hogy nem vagyunk egyedül a kommunikációs térben. Hatalmas média zaj közepette kell eljuttatnunk célzottan üzeneteinket, ezért érdemes kreatív, akár a szokásos keretekből kilépő formákban gondolkozni és lehetőség szerint a terület szakértőinek (pro bono) tanácsát vagy támogatását igénybe venni.

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.