Önkéntes Program Stratégia

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentes-program-strategia-szerkesztheto/

 
Amennyiben a mérleg az önkéntesek fogadása irányába dőlt el, érdemes a tudatos készülés jegyében Önkéntes Program Stratégiát készítenünk, amelynek mentén a rengeteg teendő közepette a megfelelő helyre és feladatra tudjuk energiáinkat koncentrálni.

Az önkéntes stratégia intézményi szintű megfogalmazásakor hosszú távra megadjuk az önkéntesek tevékenységéből eredő erőforrást, gazdálkodásunk kereteit, melyek összhangban állnak a küldetésünkkel, a jövőben megvalósítani kívánt terveinkkel. A stratégiai tervezésnek – így az önkéntes stratégia tervezésének is – az alábbi fő lépései vannak. Amennyiben valamelyikkel elkészült, pipálja ki az oldalsó sávban, követve ezzel saját haladását is. Ne feledje: az önkéntes stratégia belső anyag lesz, de annak bizonyos elemei képezik majd az önkéntesek számára kiadandó útmutató anyagot. E tényt érdemes már a szerkesztés kezdetekor figyelembe venni, és a két anyagot párhuzamosan alakítani.

Jelentős stratégiai kihívás újonnan életre hívott önkéntes program esetén mind a koordinátor, mind a szervezet számára, hogy a fizetett és az önkéntes segítő munkatársak tevékenységét összehangolja, befogadó környezetet teremtsen. Az önkéntes modell elemei, azok kidolgozása mind ezt segítik elő.

Megnyugtatásul hangsúlyozzuk azt, hogy bár a stratégia súlyos fogalom, nem merevséget, hanem tervezést jelent. Sőt, bizonyos időközönként, akár évente, vagy pár évente kifejezetten javasolt a stratégia újragondolása, hiszen így a tapasztalatok beépülhetnek, és az önkéntes program a szervezettel karöltve organikusan fejlődhet. Példaként ismét kiemeljük a békéscsabai Csabagyöngye Kulturális Központot, ahol – az önkéntesek visszajelzései alapján – folyamatosan fejlesztik a szervezetek önkéntes programját az önkéntes tevékenység eredményessége, és a folyamatosan felmerülő kihívások leküzdése érdekében. Ugyanígy folyamatos változásban van a Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programja is, amely 2006-os létrejöttét követően számos változáson ment keresztül. Az adminisztráció egyre finomodott, az önkéntesek értékelésének és elismerésének módszerei változtak, ahogy az interjúzási módszerek vagy a képzési formák és rendszeresség is, de bővültek a tevékenységi körök is.

 

Tervezési szakasz Kész
  1. zió
  • meghatározza az optimális kívánt jövőbeli állapotot, amit idővel elérni szeretnénk
  • iránymutatást és inspirációt ad, hogy a szervezet hova szeretne

eljutni 5-10-több év múlva

  • referencia pontként funkcionál: amiből minden munkavállaló könnyen megérti, hogy mindennapi munkájával ennek eléréséhez járul hozzá
  • olyan egyszerű, de lelkesítő módon van megfogalmazva, amit bármely

munkavállaló könnyen el tud mondani

 ?
  1. Küldetés
  • meghatározza a szervezet jelen állapotát és célját
  • három kérdésre ad választ a szervezet működésével kapcsolatban:
    1. mit csinál?
    2. kiért teszi?
    3. hogyan teszi?
  • 1-2 mondatban foglalja ezeket össze, 3 éves időtávon gondolkodva

olyasvalami legyen, amit bármely kolléga könnyen el tud mondani

 ?
  1. Fő értékek

Határozzuk meg, hogy szervezetünk működése során mely értékeket képvisel és közvetít, mit tartanak értéknek a munkatársak a szervezetben (a közösséget, az értékteremtést, a kitartást?)

 ?
  1. Stratégiai fókuszterületek

Ezek meghatározása segíti a számos cél közül kiszűrni azokat, amelyekre a szervezetnek most van szüksége. Meghatározásuk időigényesebb feladat, de például a SWOT-analízis segítségével könnyen elvégezhető.

 ?
  1. Stratégiai célok

A célok kibontják az egyes fókuszterületek fő irányait és árnyalják

a képet. Érdemes nem csupán szervezeti, hanem tágabb: társadalmi, és szűkebb: egyéni szinten is gondolkodni.

 ?
  1. Cselekvési tervek

Akciótervet egyéni szinten, határidővel, pontos feladatkijelöléssel érdemes készíteni, ami alapján mindenki tudja, hogy a kiválasztott fő célok elérése érdekében ma és holnap mi a legfőbb teendője.

 ?

SWOT elemzés

A stratégiai tervezés 4. lépéseként érdemes a szervezetet górcső alá venni (hiszen az önkéntesek is ezt fogják tenni), és friss szemmel ránézni az önkéntesség helyzetére. Erre klasszikus eszköz lehet a stratégiaalkotás lépéseként a SWOT (betűszó: Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threaths), vagy magyar nevén a GYELV (betűszó: Gyengeségek-Erősségek-Lehetőségek-Veszélyek) analízis. Ennek segítségével megtudhatjuk, hogy az önkéntes program bevezetésekor mely területekre érdemes különösen koncentrálnunk.

Az analízis alkalmazható több síkon is: a kulturális szektorra, az önkéntességre, az adott intézményre és az önkéntességre az adott intézmény tekintetében. Esetünkben az utóbbi fókusz-szűkítést ajánljuk. Töltse ki a táblázatot. Soroljon fel legalább 5-5 elemet minden kategóriában.

 

Erősségek

azok a szervezeti erősségek, amelyek adottságként, erőforrásként használhatók, továbbfejleszthetők az önkéntes program létrehozása érdekében, és nem függenek külső körülménytől

• • •

Gyengeségek

azok a szervezeti gyengeségek, amelyek külső körülményektől függetlenül adottságként nehezítik az önkéntes program létrehozását, és e területeken a tudatos fejlesztés segíthet

• • •

Lehetőségek

azok a lehetőségek, amelyek a külső körülmények szerencsés alakulása esetén elősegíthetik az önkéntes program bevezetését

• • •

Veszélyek

azok a nehézségek, amelyek a külső körülmények szerencsétlen alakulása esetén hátráltathatják, vagy megakadályozhatják  az önkéntes program bevezetését

• • •

A SWOT-analízis eredményes alkalmazásához nem elegendő a fenti táblázatot részletesen kitölteni, hanem tovább kell lépnünk. Szükséges az egyes területek, elemek kereszthatásának átgondolása is. Ehhez érdemes kiválasztani a fenti listákból a területenkénti három legjelentősebbet, és ezeket a megfelelő kategóriába beírni az alábbi táblázatba. Ezután nincs más dolgunk, mint megválaszolni a feltett kérdéseket.

Önkéntes menedzsment modell

A stratégia elkészítésével párhuzamosan fontos megismerkednünk az önkéntes menedzsment fő területeivel. Ehhez több modell is rendelkezésre áll, amelyek közül kettőt kiemelünk.
Elsőként tekintsünk át egy kronologikus lépéssort, amely végigvezet bennünket egy önkéntes program felépítésén, létrehozásán. Ennek az a célja, hogy egyben lássuk a teljes folyamatot, amely valójában sosem ér véget, hanem bizonyos elemei ciklikusan ismétlődnek az önkéntes program és a szervezet igényei szerint.
Feladatlista egy sikeres önkéntes program megvalósításához [1]:

 

  1. Meghatározni az „önkéntes” fogalmának azt a jelentését, mely az adott szituációban értelmezhető.
  2. Eldönteni, hogy mit tehet az önkéntes a szervezetért.
  3. Összeírni az ideális önkéntes tulajdonságait és képességeit.
  4. Felmérni mind az önkéntesek, mind a szervezet igényeit.
  5. Kialakítani egy jó toborzó folyamatot.
  6. Megszervezni az első tájékoztató megbeszélést és az interjúkat.
  7. Készíteni egy feladat leírást az önkéntesnek.
  8. Megszervezni az önkéntes felkészítését és képzését.
  9. Megismertetni a szervezet küldetését.
  10. Ellenőrizni és támogatni az önkénteseket.
  11. Meghatározni az önkéntesek és a főállású munkatársak közötti kapcsolatot.
  12. Kialakítani egy motivációs
  13. Meghatározni a munkakapcsolat lezárásának szabályait.

 

A fenti folyamatokat érdemes rendszerben is újragondolni, és az összefüggéseket és egymásra hatásukat akár vizuálisan is megjeleníteni. Ebben segít az alábbi önkéntes menedzsment modell. [2] Az ábra az önkéntes munkaerő felvételének, képzésének, majd távozásának folyamatát írja le.

Önkéntes menedzsment modell

 
Irodalomjegyzék:

[1] Ochman, M. – Jordan, P.: Volunteers: A Valuable Resource. 1997. Hopkins Training Network Nonprofit Management Handbook series. Baltimore, John Hopkins University Institute for Policy Studies
[2] Csordás I.: Hosszútávú önkéntes programok kihívásai és megoldási lehetőségek (előadás). Önkéntesmenedzsment kihívások hosszú távon Konferencia, 2016. szeptember 22. Budapest, Szépművészeti Múzeum – Magyar Nemzeti Galéria

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.