Az önkéntes program szükségessége és stratégiai tervezés

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/az-onkentes-program-szuksegessege-es-strategiai-tervezes-szerkesztheto/

 

Az önkéntesek fogadása a szervezet részéről átláthatóságot is jelent, hiszen az önkéntesek belátnak a színfalak mögé, sokkal több információhoz jutnak a szervezetről, a belső viszonyokról, a nehézségekről, mint a szervezet célcsoportja. Ezzel mindenképpen jó tisztában lenni. Számos szervezet megijed attól, hogy önkénteseket, fizetetlen segítőket vonjon be a működésébe. A tudatosítás célja azonban a felkészülés sikeressége, a váratlan helyzetek elkerülése.
Az önkéntesek bevonása melletti érvelésnek nagyon egyértelműnek, világosnak és az intézményi felelősség, a közpénzekből finanszírozott munkaidő és energia tekintetében minden kétséget kizárónak kell lennie.
A nagy létszámban megjelenő önkéntes csoportok fontos hitelesítői és hírvivői lehetnek az adott intézményeknek. Egy rosszul irányított, vagy egészségtelen belső szerkezettel rendelkező intézményben sokkal kisebb valószínűség szerint maradnak meg hosszú távon elkötelezett önkéntesek. Az önkéntesek az egyik legerősebb formában a személyes megéléseik révén tudják közvetíteni az intézmény jó hírét, ami az egyik legmeggyőzőbb forma lehet és külön kommunikációs kampány nélkül is kifejti hatását.

Szervezeti előnyök – hátrányok

Elsőként vegyük sorra azokat a szervezeti előnyöket és hátrányokat, amelyek egy önkéntes program indítása kapcsán fel szoktak merülni! Mivel az érintett intézményi kör szolgáltató funkciókat lát el, elengedhetetlen mindegyik szervezeti rétegre: magára az intézményre, a munkatársakra és az intézmény ügyfeleire is gondolni. A táblázat végén a teljesség igénye nélkül megjelenik az önkéntes nézőpont is, elsősorban azért, hogy a számukra érzékelhető nehézségeket is felsoroljuk.
Javasolt a listát úgy elolvasni – amennyiben önkéntes program indításán dolgozik – hogy aláhúzza mindazokat az érveket és ellenérveket, amelyek a szervezet számára relevánsak lehetnek. A tervezés szakaszában gondoljon arra is, hogy miért lehetnek az önkéntesek megjelenésének ellenzői, illetve ezt az ellenállást hogyan lehet leküzdeni, pl. gondos szelektálás, esetleg vizsgáztatás által.

Intézmény

 

előnyök hátrányok
  • a munkatársak leterheltségének csökkentése
  • pozitív társadalmi üzenet
  • növeli az intézmény imázsát
  • emelkedő minőségű és számú szolgáltatások (ez vezethet árnövekedéshez, vagy újabb bevételi forráshoz)
  • hozzájárulás a határidők tartásához
  • keményen dolgozó és motivált extra munkaerő
  • extra tudás a szervezetben
  • költségkímélő megoldás
  • kis befektetéssel jár
  • szélesíti a szervezet kapcsolati hálóját
  • növeli az ügyfél-, látogatószámot
  • a szervezet ügyfélközpontú hozzáállása erősödik
  • a menedzsment folyamatos emlékeztetésének záloga a közvéleményre
  • színesíti a szervezet működését
  • könnyen integrálható
  • az információk kikerülnek
  • megsérülhetnek az intézményre bízott tárgyak, könyvek
  • jogi felelősség
  • az ismeretlentől való félelem
  • idegenekkel szembeni bizalmatlanság
  • jelentős munkatársi időráfordítás az önkéntesek felkészítésére, ellenőrzésére, motiválására, megtartására
  • az önkéntes munka eredményét ellenőrizni szükséges
  • adminisztratív teher
  • esetleges megbízhatatlanság
  • hely és infrastruktúra hiánya
  • konfliktusforrás (szervezet a szervezetben)
  • úgy tűnhet, hogy helyettesítheti a munkatársakat, holott csak segíti őket
  • van egy folyamatos fenntartási költség (nincs ingyen)
  • az intézménytől eltérő várakozások

Munkatársak

 

előnyök hátrányok
  • elegendő létszám a feladatok elvégzéséhez
  • a lelkes önkéntesek növelik a munkatársak lelkesedését
  • új, elfekvő projektek megvalósítása
  • új inspiráció, energia
  • kevesebb stressz a munkatársakon
  • a kollégák ügyfélközpontú attitűdje erősödik
  • pozícióféltés, a munkahely elvesztésétől való félelem
  • a bizonytalantól való félelem
  • időigényes a felkészítés, ellenőrzés („inkább megcsinálom én”)
  • folyamatos kontrolligény
  • szakmaiságot mellőző, megvalósíthatatlan ötletekkel állhatnak elő
  • túl sok adminisztráció
  • fluktuációtól való félelem
  • különféle kommunikációs eszközök, módszerek lehetnek szükségesek (szétaprózódás)
  • az önkéntesek új elvárásokkal jelentkeznek

Ügyfelek/látogatók

 

előnyök hátrányok
  • több figyelmet, információt kapnak
  • több szolgáltatást kapnak ugyanazért az összegért
  • meleg fogadtatás, folyamatos lelkesedés (sokkal ritkább a kiégés)
  • több türelem
  • esetlegesen jobb idegen nyelvi készségek
  • hiányos vagy rossz információ
  • kompetenciahiány
  • kevesebb információ
  • kevesebb bizalom

Önkéntesek

 

előnyök hátrányok
  • új tudás és munkatapasztalat megszerzése szervezett keretekben
  • lehetőség az álláskeresésre, kapcsolati háló bővítésére
  • egy közösség aktív tagjává válhat
  • elismertség, sikeresség
  • ingyenes programlehetőség
  • a szabadidő hasznos eltöltése
  • túl sok remény (hogy alkalmazzák)
  • egyenlőtlen bánásmód (nem kezelik partnerként)
  • munkatársak kompetitív viselkedése az önkéntesekkel szemben
  • kezdeti bizalmatlanság
  • értetlenség a szervezeti eljárásokkal, döntésekkel szemben

Szervezetfejlesztési kérdések

Fontos leszögezni, hogy az önkéntesek megjelenése a szervezetben annak fejlődésével, változásával jár. Ezért is érdemes a szervezetfejlesztést tudatosan átgondolni, és néhány alapkérdést feltenni, és válaszolni rá. [2]

 

  1. Milyen célból fogadunk önkéntest?
  2. Milyen hasznot hozhat ez számunkra?
  3. Biztosítani tudjuk-e a program megszervezéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket?
  4. Milyen egyéb erőforrásra lehet még szükségünk?
  5. Milyen keretek között, milyen alapelvek mentén képzeljük az önkéntesekkel való munkát? (Tisztában vagyunk rizikófaktorokkal, és hajlandóak vagyunk tenni ezek elhárításáért?)

 

A kérdésekre adott válaszok alapján a vezetőség hoz döntést az önkéntes program elindításáról. Minél szélesebb körben vitatjuk meg ezeket a kérdéseket az előkészítés során, annál elkötelezettebbek lesznek a munkatársak az önkéntesek fogadásával és aktív bevonásával kapcsolatban. A sikeres önkéntes program alapja, hogy úgy tekintünk az önkéntesekre, mint akik gazdagítják, színesítik a szervezetünk tevékenységét, innovációt, kreativitást hoznak. Hozzáadott értéket képviselnek, miközben saját igényekkel és jogokkal is rendelkeznek. Az önkéntesek által végzendő tevékenységeket pontosan határozzuk meg, és az önkéntesekhez kapcsolódó munkatársak (mentor, koordinátor) feladatait is tudatosan tervezzük a közös munka eredményessé tétele érdekében.

Az önkéntesek csoportját úgy kell elképzelni, mint akik a szervezethez legközelebb álló, részben bennfentes ügyfelek. Átjárót képeznek, közvetítenek a bel- és a külvilág között. Integrálásuk egyértelműen a nyitást hozza magával. Mintaként tekintsünk be Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár küldetésnyilatkozatának [1] alábbi részletébe, amely tartalmazza, hogy milyen célokat is tűz ki a könyvtár társadalmi hasznosságának elérése érdekében.

A célok megvalósítása érdekében:

 

  • korszerű ismeretekkel rendelkező, felkészült könyvtárosokat alkalmaz
  • állományát folyamatosan fejleszti és sokoldalúan feltárja
  • könyvtárközi kölcsönzést nyújt és közvetíti más könyvtárak szolgáltatásait
  • korszerű technikai felszereltségen alapuló, a felhasználói igényekre gyorsan reagáló szolgáltatásokat kínál
  • szervezi a megyében működő könyvtárak összefogását, a szakmai továbbképzést, közös szolgáltatások kialakítását
  • rendezvényeivel bekapcsolódik a város és a megye kulturális életébe
  • széleskörű partnerkapcsolatot épít ki a fenntartó önkormányzatokkal, oktatási és kulturális intézményekkel, a civil szférával

Az utolsó pontban fogalmazódik meg az a vállalás, melyhez szorosan hozzákapcsolhatjuk az önkéntességet: IKSZ, civil vállalások, együttműködés oktatási intézményekkel. Az önkéntességre jellemző konkrét feladatokat, tevékenységeket, terveket, szándékokat részleteiben is nyomon követhetjük az intézmény éves beszámolójában, munkatervében. Partnerkapcsolatainak szabályozását pedig az intézmény Minőségügyi kézikönyvének fejezeti nyújtják.

Másik példaként a Csabagyöngye Kulturális Központ emelhető ki, amely helyi közművelődési feladatellátó intézményként, rendkívül heterogén programkínálattal rendelkezik. Az egyes attrakciók megvalósításának létszámigénye több esetben meghaladja a rendelkezésre álló, közalkalmazotti státuszban dolgozó, fizetett munkaerő létszámát, ezért az eredményes és minőségi feladatellátás érdekében a szervezet úgy döntött, hogy önkénteseket von be az operatív tevékenységekbe.

Önkéntesbarát szervezet

Intézményi küldetésnyilatkozatunk világos megfogalmazásával, az ebben megfogalmazott célok mindennapi megvalósításával a külső szemlélő számára is nyilvánvalóvá tesszük a szervezetben végzett tevékenység társadalmi hasznosságát. Elérendő céljaink teljesítésében pontosan meg kell határozni a szakalkalmazottak és az önkéntes tevékenységet végző személyek helyét.

Intézményünk akkor jár el helyesen, ha az önkéntesek munkáját saját tevékenységének hatékony ellátásával is ösztönzi. Ebben fontos szerep jut a vezetésnek, amely irányt mutat a feladatok hatékony tervezésében és lebonyolításában. Pontosan kijelöli az önkéntes helyét a napi munkában, biztosítja számára a munkavégzéshez szükséges feltételeket. Intézményi szinten önkénteskoordinátor kijelölésével biztosíthatjuk az önkéntesek beilleszkedésének folyamatát, a munkatársakkal való pozitív partneri viszonyukat, a munkavégzéshez szükséges információs hátteret.

A siker akkor teljes, ha intézményünk nemcsak biztosítja az önkéntes által hozzáadott érték létrehozását tevékenységében, hanem gyakorlatában érvényesíti az önkéntesek munkájából származó tapasztalatokat is.

Fontos stratégiai kérdés, hogy a szervezeti struktúrában hova illesztjük be az önkéntes programot. Egyrészt, a legnagyobb hasznosság és hatékonyság érdekében, biztosítani szükséges az önkéntes koordinátor aktív közreműködését az intézmény menedzsmentjében, másrészt a szervezeti struktúrában az általa koordinált csapat méretéhez illő szervezeti szintet szükséges, illetve szerencsés megtalálni  számára.

Múzeumi területen leggyakrabban a kommunikáció, közönségszolgálat, közművelődés és múzeumpedagógia területekhez kapcsolódva jelennek meg önkéntesek a szervezetben. Általánosságban elmondható, hogy a szervezeti struktúrákban bárhol elhelyezhető a program, ugyanakkor gondot kell arra fordítani, hogy a szervezeti egység vezetője pontosan értse azt, hogy miben áll az önkéntes koordinátor pozíció összetettsége és jelentősége. Például nem feltétlenül szerencsés az elvétve létező HR-terület alá rendelni az önkénteseket, nehogy az önkénteseknek kisebb prioritás jusson a szervezetben, mint más alkalmazotti csoportnak. Jelentős különbség, hogy a HR vezető általában az egész szervezet teljes munkaerő-állományáért felel, de a napi tevékenység során nincs kapcsolatban a dolgozókkal. Az önkéntesek esetében pedig arról van szó, hogy a koordinátor ki is választja az önkénteseket. Legszerencsésebb az volna, ha előbb-utóbb önálló osztályként, szervezeti egységként jelenhetne meg az önkéntes program. [3]

Belső ellenállással több intézmény is találkozott már a munkatársak részéről még az önkéntes program bevezetése előtt. Előfordulhat, hogy az intézményben dolgozó munkatársak féltik pozíciójukat, munkájukat az önkéntessel szemben, akinek sokszor a szakmai tudása is magas színvonalú.

Az ilyen helyzetek megelőzésére az alábbiakat javasoljuk:

 

  • Az önkéntes program elindítása lehetőleg közös döntés eredménye legyen, de mindenképpen előzze meg egy munkatársi egyeztetés, ahol az esetleges ellenérzések, félelmek megvitathatóak;
  • az önkéntes policy közös kialakítása szükséges az önkéntesfogadás kereteinek lefektetésére;
  • fontos a munkatársak tájékoztatása az önkéntesek érkezése előtt a feladatokról, külön megemlítve az esetleges nehéz helyzetek kezelésére kidolgozott lehetőségeket;
  • a munkatársak bevonása az önkéntesek képzésébe, így találkozási felületet és első kézből való információterjesztést is lehetővé teszünk;
  • az önkéntes bemutatása a munkatársaknak a szervezeti kultúrához igazodva (körbevezetni az intézményben, munkamegbeszélésre meghívni);
  • a munkatársak munkaterületének, feladatainak, hatáskörének tiszteletben tartása – az önkéntesek nem váltják ki a munkaerőt.

 
Irodalomjegyzék:

[1] Küldetésnyilatkozat: Eger, Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár, 2014. http://brody.iif.hu/hu/kuldetesnyilatkozat (utoljára megtekintve: 2017.04.14.)
[2] Marosszéki E.: Önkéntesmenedzsment kihívások hosszútávon (előadás). Recruitment workshop, 2016. szeptember 22. Budapest, Szépművészeti Múzeum – Magyar Nemzeti Galéria
[3] Jackson, R.: Where should leadership of volunteering sit in an organisation? 2016. https://medium.com/@RobJConsulting/where-should-leadership-of-volunteering-sit-in-an-organisation-a9fe10b263de
(utoljára megtekintve: 2017.04.19)

 
A szócikk alapját képező dokumentum:Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.