Önkéntesség – csapatépítés

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/onkentesseg-csapatepites-szerkesztheto/
 

A csapatépítés már közvetlenül az intézménybe lépés pillanatától kezdetét veszi. A csapatban végzett munka nemcsak megnöveli az elvégzendő munka hatékonyságát, de biztonságérzetet is ad. Tudom, hogy van kire támaszkodnom; ha elakadok, kérhetek segítséget. A problémák megoldásához számtalan variáció kínálkozik. Ha látom a körülöttem lévők teljesítményét, akkor el tudom helyezni a skálán saját teljesítményemet, ösztönzést, segítséget kapok a minőségi munkavégzéshez az ők korábbi tapasztalatai alapján.

Tipp: A Bródy Sándor Könyvtár a belépés pillanatától kezdve törekszik arra, hogy az új alkalmazottakat, közfoglalkoztatottakat vagy önkénteseket folyamatosan be kell vonni a könyvtári közösségbe, s meg kell nekik mutatni, hol kapnak helyet a könyvtár életében.

„Ha az a szerencsés helyzet alakul ki, hogy könyvtárba egyszerre több önkéntes jelentkezik munkára, képzésüket egy csapatépítő tréninggel kezdik. A bemutatkozás is kapcsolatteremtő, kommunikációs játékokkal történik, ennek része a csoportalkotás. A könyvtári terekkel, munkafolyamatokkal ismerkedés kiváló eszköze a könyvtártúra. Ezt egy „akadályverseny” formájában képzeljük el, ahol az egyes „állomások” a könyvtári részlegek. A részlegekben könyvtáros kolléga tájékoztatja a csoportokat az alapvető könyvtári ismeretekről: a raktári rendről, a tárolás sajátosságairól, a részlegekben tárolt dokumentumtípusokról. Ezután a hallottakhoz kapcsolódóan feladatokat kell megoldaniuk, bevetve a csoport kreativitását is.

Feladattípusok: könyvek megkeresése a polcon a raktári jelzet alapján a Központi Könyvtár kölcsönző termeiben, Gárdonyi titkosírásának megfejtése az író által használt kódolás segítségével a Helyismereti Gyűjteményben, CD-k, DVD-k megtalálása a Zenei Gyűjteményben, szótárhasználat az Idegen Nyelvi Gyűjteményben, a Gyűjteményszervező Osztályon pedig kipróbálhatják ügyességüket: hány könyvsarkot ragasztanak be a könyvekbe 1 perc alatt.

A csapatépítés tovább folyik a munkavégzés során. Az önkénteseket bevonjuk a rendezvények előkészítésébe, ahol nemcsak saját munkájuk, hanem a szakkönyvtárosok munkájának részleteiről is tájékozódhatnak. Az év végi karácsony előtti összdolgozói értekezletre meghívjuk őket, tájékozódhatnak arról, hol tart a könyvtár, milyen célkitűzései vannak a következő évre. Részt vehetnek a könyvtáros egyesületi szabadidős programokon (bükki séták, kerékpártúrák).

Így fokozottan összehangolódnak a célokkal, hatékonyabbá válik munkavégzésük, megtalálják saját helyüket az intézményi hierarchiában. Eközben tetten érhető a „közösségi szellem” épülése, a közösséghez tartozás érzése.”

Ha intézményi szinten az önkéntes programot összekapcsoljuk az önkéntesek csapatépítésével, munkánk nyomán hatványozódnak erőink. Ehhez a legfontosabb az időszerű és megfelelő lehetőségek megkeresése.

A csapatépítés célja a jó csapatszellem kialakítása, melynek alapja a jó munkahelyi légkör megteremtése, mely a teljesítmény indirekt fokozására is hatással van. Egy csapat építésének kiindulópontja a tapasztalati úton letisztult, bevált, közösen kimunkált módszerek alkalmazása, melynek elengedhetetlen feltételei a közösen megbeszélt megegyezések, ezek következetes alkalmazása, ha szükséges, a korrekciók megtétele.

Miért jó, ha van önkéntes csapatunk?

Minden intézmény érdeke, hogy önkénteseiből összetartó, az intézmény felé elkötelezett csapatot építsen. Az önkéntesek motivációi között gyakran szerepel, hogy azért maradnak hosszú ideig egy adott intézmény munkatársai, mert jól érzik magukat az adott közösségben. Ezek szerint a csapathoz, a közösséghez tartozás igénye és érzése fontos motivációs tényező a számukra.

A csapattá válás igénye megfogalmazódhat:

  1. az intézmény felől,
  2. az önkéntes koordinátor felől,
  3. az önkéntesek felől.

Az intézményi oldalról, általában felülről jövő csapatépítési igényre gyakran professzionális csapatépítő tréningeket szerveznek akár az önkénteseknek, akár a munkavállalóknak és az önkénteseknek közösen. Amennyiben van az intézménynek jól bejáratott csapatépítő programja, családi napja, érdemes az önkénteseket is elhívni ezekre, mert így lehetőség van arra, hogy a fizetett munkavállalók és az önkéntesek találkozzanak, és megismerjék egymást. A koordinátornak is elemi érdeke és felelőssége, hogy az önkénteseket jól tudja irányítani, ezt pedig gyakran könnyebb megtenni, ha van egy összetartó csapat. A legérdekesebbek az „alulról szerveződő”, az önkéntesek által életre hívott közösségi alkalmak, akár az intézmény falain kívül is. Örömteli eredmény, ha az önkéntesek közös programokat szerveznek, hiszen az a jól működő csapat és a jó közösség ismérve, amely sokak számára motiváló tényezőként hat. Az ilyen kezdeményezéseket (ha igény van rá) az intézmény is támogathatja. Például: ha az önkéntesek saját „klubot” szerveznek magunknak (pl. kézműves klub, könyvmoly klub), az intézmény helyszínt biztosíthat nekik.

Ne felejtsük el, hogy a közösségi összetartás alkalmai nemcsak a motivációt növelik, de az önkéntesek megbecsülésének is remek eszközei!

Mit tekintünk csapatépítésnek?

A legtágabb értelemben csapatépítésnek neveznek minden közösen eltöltött időt, legyen szó akár mulatozásról, wellnessről, sportról vagy bármi másról. Nem biztos azonban, hogy egy jó hangulatú esemény önmagában képes csoportfolyamatokra hatni. A csapatépítés legfontosabb célkitűzései között szerepel, hogy fókuszáljon a csapatmunkára, erősítse az egymás közötti bizalmat és kötődést, hasson az egymás közötti kommunikációra és az együttműködésre. Kézzelfogható eredménye lehet, hogy a csapatépítés következtében növekszik a csapat teljesítménye, de esetünkben kritérium az is, hogy növekedjék a csoportbizalom és az elköteleződés szintje.

A csapatépítés céljai és hozadékai az alábbiakban foghatók meg:

  • segíti a kapcsolatépítést, erősíti a munkatársi viszonyokat,
  • a személyközi interakciókat hatékonyabbá teszi, javul a csapaton belüli kommunikáció,
  • összehangol a szervezeti célokkal, ideális esetben a küldetéssel,
  • hatékonyabb feladatvégzés,
  • segít felfedezni, kifejleszteni és hasznosítani a munkatársak alvó és kihasználatlan képességeit,
  • ideálisan a szervezeti küldetésnek alárendelt célja van a csapatépítésnek,
  • növekszik a csapatteljesítmény,
  • nő a csapattagok részéről a felelősségvállalás,
  • jobb lesz a munkakörnyezet,
  • gyorsabb lesz a válaszkészség kreatívabb, innovatívabb problémamegoldást várhatunk a csapattagoktól.

Csapatépítés lépésről-lépésre

Három alaptényező van, amely egy csapatot meghatároz: a közös vágyak, a specifikus célok és a világos szabályok. [1]  Amikor egy új csapat formálódik, akkor az a legfontosabb, hogy megismerjék egymást a csapattagok.

A csapat erőviszonyainak alakulását a csapatban való helykeresés szakasza foglalja magába. Érdemes a csapatépítés, az új feladatok elején, közben és végén figyelemmel lenni az erőviszonyokra, átrendeződésükre, esetleg szociometriai felméréssel feltérképezni őket.

Az erőviszonyok alakulásának megértését segítheti többek között a Tuckman-féle csoportdinamikai modell [2], amelynek 5 fázisa van:

 

  1. a csoportalakulás (forming)
  2. az erőviszonyok próbája, a vihar vagy harc ideje (storming)
  3. a normaképzés (norming)
  4. a teljesítés és hatékony munka ideje (performing)
  5. újraformálódás szakasza, főleg új tagok érkezésekor, vagy régiek kiválásakor (re-forming)

Schattenhofer/König [3] a fenti modellt fejlesztette tovább, és egyfajta ingaha- tásról, ciklikusságról számol be. A komfortos, kellemes légkörű időszakok a feszültebb időszakokkal váltják egymást, egyre nagyobb kilengéssel. Csoportvezetői szerepét a koordinátor akkor teljesíti be legtökéletesebben, ha az éppen aktuális irányt, a negatív vagy pozitív hullámot erősíti.

Tipp: a Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programjának létrejöttekor, 2006 szeptemberében még nem létezett az önkéntesekre egységesen vonatkozó írott szabályrendszer. Önkéntes kézikönyv formájában a koordinátor ezt a hiányosságot úgy pótolta, hogy kb. két hónappal a csoport megalakulását követően egy kézikönyv-tervezetet küldött konzultációra a bevont önkénteseknek. Az egyikük gyors kör e-mail válaszában felháborodásának adott hangot, miszerint az önkéntesen vállalt tevékenységet még szabályozni is szeretné a szervezet. Ugyanakkor az emailnek köszönhetően, hamarosan sorra érkeztek a csoporttagok reakciói, többségükben megerősítve a program szabályozásának szükségességét. Így az említett esetben az 1-3. szakasz a megalakulás idején kb. három hónapot vett igénybe.

Úgy gondoljuk, hogy minden csapatnak szüksége van egy világos leírásra arról, mi is az ő célja, küldetése. Ahogy a példából is jól érzékelhető: ha a csapat szembesül a kihívásokkal, együttesen kezd megoldásba, kezd összekovácsolódni. Ehhez fontos az egyetértés a közös célokban, szabályokban, a megfelelő minta és követés a közös kommunikációs stílusban. Az összetartást segíti, ha világosak a távlatok: a csapat vezetője rendelkezzen a csapatra vonatkozó stratégiával, a jövő tervezésével. Minden folyamatot zárjon értékelés, melynek része a pozitívumok összegzése, tanulságok levonása, szükséges korrekciók világos megfogalmazása.

Ezek után érdemes a letisztult eredményeket a gyakorlatba beépíteni.

Az önkéntes csapat létrejöttét követően is fontos a tudatos csapatépítés, ekkor ezt a folyamatot már a szükségletek feltérképezése előzi meg. A csapatépítés kihívása abban áll, hogy megértsük, miként is működik a team.

Vezetők szerepe a csapatépítésben

Egy hatékony csapatnak támogató környezetre van szüksége. Kellenek különféle készségek, célirányosság, és szükség van arra is, hogy a csapattagok kommunikáljanak egymással, tanuljanak az interakcióból. A csapat kialakítása, építése hosszan tartó folyamat; arra szolgál, hogy feltárják, jelenleg miként is dolgoznak együtt, vannak-e, ha igen, hol, hibaforrások, és hogyan lehetne ideális esetben együttműködni. A csapat építőjének folyamatos feladata, hogy figyelje (ellenőrizze) a nonverbális jeleket, és ezek elemzését (jelentés-értelmezésüket) beépítse a problémamegoldás folyamatába.

Csapatépítési tippek

  • Az önkénteseket felkészítő képzésbe célszerű csapatépítő játékokat is belevenni, hogy az önkéntesek jobban megismerjék egymást, illetve, hogy már a program elejétől kezdve épüljön az önkéntes
  • Érdemes az év végén, vagy egy bizonyos mérföldkő elérése után önkéntes találkozót szervezni. Ez egyrészt a megbecsülés kifejezésére is szolgál, másrészt remek alkalom a közösség építésére, hiszen az önkéntesek is igénylik egymás társaságát.

Tipp: A szentendrei Skanzenben például minden évben legalább egyszer, az önkéntesekkel közösen meglátogatnak egy más múzeumban lévő kiállítást, illetve év végén közös ebédre hívják őket, ahol megköszönik egész évi munkájukat.

 

  • Önkéntesek meghívása az intézményen belüli közösségi programokra (családi nap, csapatépítés, karácsonyi fogadás a dolgozóknak)
  • A közösséghez való tartozást, a csapatszellemet és az intézmény felé való elköteleződést segítheti az önkéntes hírlevél Ez a rendszeresen (havonta, kéthavonta, negyedévente stb.) online vagy nyomtatott formában megjelenő hírlevél több funkciót is szolgálhat. Jó alkalom az önkéntesek és/vagy az egy területen dolgozó fizetett alkalmazottak megismerésére, ha egy állandó rovatban lehetőséget biztosítunk arra, hogy bemutatkozzanak, meséljenek magukról, munkájukról. A hírlevélben megjelenhetnek képes beszámolók egy-egy önkéntes munkáról vagy akcióról, de az intézményünket érintő fontos hírekről, kérdésekről (pl. új kiállítás, rendezvény, stb.) is beszámolhatunk.
  • A szabadidős programmal, képzéssel összekapcsolt szakmai utazások szervezése összekovácsolja a csapatot. A puszta munkahelyi kapcsolaton kívül kialakulhat egy szorosabb kötődés is azon túl, hogy a szakmai programok által az (önkéntesekből, alkalmazottakból álló) csapattagok nyitottabbak, képzettebbek lehetne
  • Az intézmények összefogással is szervezhetnek, valósíthatnak meg önkéntesek részére továbbképzéseket.

Irodalomjegyzék:

[1] Mitől lesz hatékony a csapatépítés? HR Portal. 2010, Budapest, Brand & Standard Capital Tanácsadó és Szolgáltató Kft. https://www.hrportal.hu/hr/mitol-lesz-hatekony-a-csapatepites-
20101011.html (utoljára megtekintve: 2018.08.06.)
[2] Gruppendynamik. Wikipedia Die freie Enzyklopädie. 2017, San Francisco, Wikimedia Foundation Inc. https://de.wikipedia.org/wiki/Gruppendynamik (utoljára megtekintve: 2018.08.06.)
[3] SOTE egyetemi előadáson elhangzottak alapján

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.