Az önkéntes program költségvetése

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/az-onkentes-program-koltsegvetese-szerkesztheto/
 

Az egyik leggyakoribb téveszme, ami önkéntesek fogadásával kapcsolatos, hogy az önkéntes munka ingyen van. Ez még úgy sem igaz, hogy csak az önkéntesek fogadásának eldöntésekor kell sok mindent átgondolni, előkészíteni, és utána megy minden magától, azaz az önkéntesektől.
Számos szervezet működésének megismerése után mondhatjuk azt, hogy az önkéntes program a szervezet részéről egy olyan befektetés, amely még több munkaerőt generál, és kimutathatóan megéri, ha jól menedzselik, azaz a menedzselésére időt, energiát (azaz pénzt) szánnak.
Ennek fényében nézzük meg, mik lehetnek az önkéntesfogadással kapcsolatos kiadások és bevételek (vagy előnyök). A számszerűsíthetőség kapcsán fontos hangsúlyozni, hogy alább a felsorolt bevételek és kiadások a program transzparenciáját hivatottak szolgálni, azaz olyan esetekre is rámutatnak, mint amikor tévhitből úgy gondoljuk, hogy azért, mert valaki egyébként fizetést kap a munkakörében, kérhetünk tőle kisebb szívességet, és ez a szervezetnek nem kerül semmibe. Azaz nem minden soron konkrétan befolyó vagy kimenő összegekről olvasunk.

Az alternatív költségeket és az alternatív bevételeket is felsoroljuk az átláthatóság jegyében. A program költségvetésének összeállítása természetesen minden szervezet magánügye.

Bevételi oldal

Bevételek Számszerűsíthetőség
Extra munkaidő Legjobban óraszámban megfogható a jelenléti ívek alapján, és a KSH 2016-ban publikált felmérésében a számszerűsítéshez használt értékkel számolva 972 Ft/óra összeggel számolva biztosan nem becsüljük túl az önkéntes munka értékét. De van, ahol minimálbért használnak alapul. Példaként, ha 30 fős stábunk van, akik havonta 10 órát segítenek, akkor ennek az értéke éves szinten 30fő×10óra×12hónap×972 Ft=3.499.200 Ft.
Extra  szolgáltatás Ha van olyan szolgáltatás, amit az intézmény azért tud nyújtani, mert extra munkaerőként ezt önkéntesek valósították meg, és esetleg térítésköteles a szolgáltatás vagy adományozási lehetőség kapcsolódik hozzá (akár egy gyűjtődoboz által), akkor az így befolyt bevételek az önkéntes program javára írhatóak. Pl. az Önkéntes Tárlatvezető Program tagjai az ingyenes vezetések végén adományokat gyűjtöttek a 2000-es évek elején, amelyből volt, hogy komplett műtárgy-restaurálást tudtak finanszírozni. Van, ahol az önkéntes tárlatvezetők szolgáltatása térítésköteles.
Visszatérő ügyfelek Az ügyfelek visszatérése értékes minden szervezet számára, hiszen az így befolyó bevételért már nem kell külön erőfeszítéseket tenni. Legyen szó múzeumi belépőről, könyvtári olvasójegy váltásáról, vagy bármilyen egyéb szolgáltatásról. Az önkéntesek megjelenésének hatására bekövetkezett szervezeti változásokat pl. látogatószám-növekedés, visszatérő látogatók monitorozása stb. érdemes figyelni, és ha nem is rendelhetők közvetlen az önkéntes programhoz, mint kiváltó okhoz a változások, részben bizonyosan megerősítik az önkéntesek jelenlétének szükségességét. Használhatunk százalékos megállapítást is. Például: ha van 30 olvasó, akik évente a kellemes ügyfélszolgálati élmény vagy az önkéntesek által nyújtott előadások miatt visszatérnek, akkor az 1.000 Ft-os olvasójegyük értékének a fele minden bizonnyal elvitathatatlanul az önkéntes program érdeme. Ez kb. 15.000 Ft ezekkel az értékekkel.
Pályázati bevétel Az önkéntes program sok pályázat esetében pozitív elbírálási szempont, sokszor lehet önállóan az önkéntes programmal pályázni (Lifelong Learning pályázatok, EU). Az így létrejövő bevétel mindenképpen kisegítheti az intézményt működési költségei fedezésében.
Adomány Előfordul, hogy az önkéntesek látva a szervezet szűkös lehetőségeit, eszközt adományoznak a napi működés biztosításához. Ez is a program javára írható.

Kiadási oldal

Kiadások Számszerűsíthetőség
Önkéntes koordinátor fizetése Ha részmunkaidőben foglalkozik a személy az önkéntesek koordinálásával, munkabére arányosítható. Pl. 150.000 Ft bruttó fizetés és félállású koordinátorság esetén 150.000×12hónap×1,3 (járulékok)/2 (félállás)=1.170.000 Ft.
Költségtérítés Az önkéntesek számára a törvény szerint adható költségtérítés, de az intézmény anyagi lehetőségei ezt tovább korlátozhatják:

  • munkaruházat, védőfelszerelés és -anyag
  • tevékenység ellátása érdekében szükséges utazás, szállás, étkezés biztosítása
  • az önkéntes tevékenység biztonságos ellátása érdekében biztosított védőoltás, szűrővizsgálat stb.
  • iskolarendszeren kívüli képzés költségei,
  • a közérdekű önkéntes tevékenység ellátásához szükséges állat élelmezésének, ellátásának, képzésének biztosítása
  • az önkéntes tulajdonában vagy használatában álló eszköz – közérdekű önkéntes tevékenység ellátása érdekében történő – működtetéséhez szükséges feltételeknek az önkéntes részére történő biztosítása, illetve ezek bizonylattal igazolt költségének megtérítése
  • az önkéntesnek a közérdekű önkéntes tevékenység során bekövetkező halála, testi sérülése, egészségkárosodása esetére kötött élet-, egészség- és baleset-biztosítás, illetve annak díja, valamint az önkéntes által okozott kár megtérítésére, illetve az önkéntes által elkövetett személyiségi jogi jogsértésért járó sérelemdíj megfizetésére kötött felelősségbiztosítás, illetve annak díja,
  • külföldön végzett közérdekű önkéntes tevékenység esetén napidíj, ha annak egy hónapra számított összege nem haladja meg a kötelező legkisebb munkabér mindenkori havi összegének húsz százalékát.
Jutalmak

Az önkénteseknek adott jutalmakat érdemes (és a törvény szerint kell is) az év során vezetni. Ide tartoznak az ingyenes részvételi lehetőségek, belépők, könyvek, és minden egyéb. Érdemes külön hangsúlyt fektetni az adózási vonzatok miatt a törvény vonatkozó passzusára:

az önkéntesnek a közérdekű önkéntes tevékenységéért nyújtott jutalom, feltéve, hogy annak éves összege nem haladja meg a kötelező legkisebb munkabér mindenkori havi összegének húsz százalékát.

Eszközök Itt lehet minden olyan eszközt sorravenni, ami szükséges az önkéntesek foglalkoztatásához, például számítógép (ha emiatt szerezték be), szék (ha újat kellett venni), pult, ha újat kellett készíttetni, papír és nyomtatópatron, amit elhasználnak stb.
Kommunikáció Általában olyan megoldásokat keresünk, amelyek térítésmentesen hozzáférhetőek. Erre a Kommunikációs fejezetben található utalás. Ugyanakkor az esetleges szórólapkészítésnek lehetnek költségei, vagy egy szép felhívás megtervezéséhez lehet, hogy igénybe vettünk grafikus segítséget (hacsak nem akad önkénteseink körében).
Programok Előadások szervezése (hacsak nem önkéntes az előadó jelenléte), vendéglátás költségei (étel, ital egy fogadásnál) stb.

A program költségvetését érdemes évente előre megtervezni, így a szervezet gazdasági felelőse is tud vele kalkulálni, és érdemes egy elszámolást készíteni év végén. Az így előálló számok hasznos inputjai lehetnek a szervezeti tervezésnek, egy-egy pályázati anyagnak (tényeket mutatunk be), az éves beszámolónak, vagy esetenként pozitív sajtóhírt kovácsolhatunk belőle (pl. az órákból és a kapott önkéntes munka eszmei értékéből).

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.