Az adminisztráció kihívásai és lehetőségei

A szócikk szerkeszthető (közösségi) változata:
https://cskwiki.hu/pub/az-adminisztracio-kihivasai-es-lehetosegei-szerkesztheto/
 

Az adminisztráció sokak számára mumus, teher, az utolsó dolog, amivel szívesen foglalkoznak. Ez általában a kötelező voltának és pepecselő, precizitást igénylő jellegének tudható be. Ugyanakkor szeretnénk rámutatni arra, hogy a számokban hatalom van. Érdemes használni a számokat, hiszen nélkülük minden fronton nehéz érvelni, nehéz látni és láttatni a program létjogosultságát. Számok nélkül koordinátorként is homályosan látunk.

Az adminisztráció előnyei Az adminisztráció hátrányai
  1. Megfoghatóvá, pontosan érzékelhetővé teszi az önkéntes munkát (óraszámok, azok forintosított értéke által);
  2. naprakész adatokat nyújt az önkéntes munka hatékonyságáról, érveléshez input;
  3. tényeket szolgáltat a szervezet éves jelentéséhez;
  4. történelmet épít, a szervezet történetét bővíti, az önkéntes programét építi;
  5. statisztikai alap, ami hasznos lehet a tervezésben;
  6. kreatív forrás – például egy készségtáblázat átnézése során eszünkbe juthat, hogy mi mindenben tudnának még önkéntesek segíteni.
  7. gördülékennyé és hatékonnyá teszi a munkavégzést azáltal, hogy akár helyettesítés esetén is könnyű követhetőséget biztosít.
  1. Időigényes, és az egyébként is túlterhelt munkatársnak púp a hátán (önkéntes segítség is kérhető!);
  2. sok előkészületet, pontos tervezést igényel (egy checklist készítésével követhetővé válik pl. a felvételi folyamat, és a sablonokat már könnyebb újrafogalmazni, mint teljesen újonnan előállítani, azaz az elején nagy befektetés).

Tény, hogy az adminisztrációs teher sok időt vesz el a munkából, ezért érdemes mindig résen lenni, hogy milyen új technikák, rendszerek állnak rendelkezésre. Például a jelentkezéseket ma már nem feltétlenül kitöltött aláírt word-dokumentumban, hanem online formában érdemes begyűjteni (pl. Google Forms), így a feldolgozással, a válaszolással is időt spórolunk (automata válasz is beállítható).

Mit adminisztrálunk?

Nyilvántartás szempontjából fontos, hogy minden intézmény rendelkezzen a következő  adatbázisokkal.

  • Önkéntes adatbázis: részletes lista az intézmény minden önkéntesérő Az adatbázis tartalmazhat minden olyan információt, amit az önkéntesek a jelentkezési lapon megadtak, de tovább bővíthető egyéb szempontokkal is (pl. aktív/inaktív, kipróbált feladatkörök stb.). Gondoljunk arra is, hogy a Köt. egyértelmű előírásokat fogalmaz meg a nyilvántartásra szoruló önkéntes adatok kapcsán.

  • Önkéntesek beosztása: minél nagyobb az intézmény önkénteseinek és a végezhető feladatoknak a száma, annál bonyolultabbá válhat az önkéntesek beosztása. További odafigyelést igényel, hogy a beosztás bármikor változhat, így a változások gyors és hatékony megoldására is szükség A beosztásnál lényeges szempont, hogy az esetleges későbbi változásokat is nyomon kövessük, illetve akár maguk az önkéntesek is nyomon követhessék.

Tipp: A szentendrei Skanzenben az önkéntes munkára való jelentkezés online módon történik, egy mindenki számára hozzáférhető és szerkeszthető Google táblázat segítségével. A Google táblázat linkje az önkéntes koordinátor elektronikus aláírásában automatikusan szerepel, így mindenki számára könnyen hozzáférhető. Az önkéntesek maguk választhatják ki, hogy mikor és melyik feladatra jelentkeznek, és írják be magukat a táblázatba. Mivel mindenki látja, hogy a másik hova és mikorra jelentkezett, így elkerülhető, hogy egy feladatra túl sokan jelentkezzenek. Az önkéntes koordinátor az online táblázat segítségével napi szinten tudja követni és menedzselni a változásokat.

  • Statisztikák: az önkéntes munkával kapcsolatban több statisztikát is lehet vezetni (pl. önkéntes munkaórák száma, önkéntesek életkora ), de az önkéntes munkaórák számát minden intézménynek vezetnie kell. Ennek legfőbb forrása a jelenléti ív, hiszen ezen szerepel a ténylegesen ledolgozott önkéntes órák száma. Az önkéntes munkaórák számát vezethetjük önkéntesre és feladatkörre lebontva is.

Egyéb, a munkát segítő adatbázisok, nyilvántartások:

  • önkéntes képzésen részt vettek adatbázisa;
  • önkénteseknek adott jutalmak adatbázisa;
  • önkéntesek speciális készségei

A következő táblázat azon dolgokat sorolja fel, amelyeket kell, vagy legalábbis célszerű adminisztrálni. Ezekhez kapcsolódóan a szükséges vagy lehetséges létrehozandó dokumentumokat is feltünteti. A táblázat első oszlopában az adminisztrálandó területek vannak felsorolva, a második oszlopban az ezekhez tartozó dokumentumok, a harmadik oszlopban a kapcsolódó törvényi kötelezettség, a negyedikben a funkció, az ötödikben a forma.

(A kép nagyobb méretben is megtekinthető, ehhez rá kell kattintani.)

Adminisztrálandó dolgok

A dokumentumok tartalma

Az alábbiakban sorra vesszük az  önkéntesek fogadásához, a rendszer működtetéséhez  legfontosabb  dokumentumok tartalmi elemeit.  Az Önkéntes kézikönyvről önálló szócikk készült.

Mit tartalmazzon az önkéntes szerződés?

A közérdekű önkéntes jogviszonyt az önkéntes és a fogadó szervezet megállapodásával, vagyis az ún. önkéntes szerződéssel lehet létrehozni. A 2005. évi LXXXVIII. törvény határozott követelményeket támaszt a jogviszony létesítése szempontjából. Ezekben az esetekben az írásba foglalás, vagy a meghatározott tartalmi elemek megléte alapvető fontosságú.

A szerződésnek tartalmaznia kell:

  • az önkéntes személyes adatait, lakcímét,
  • az önkéntes tevékenység tartalmát,
  • a tevékenység ellátásának helyét,
  • a tevékenységre fordítandó időt,
  • a pihenőidőt,
  • az önkéntes munka kezdetét (ha meghatározott időszakra kötik a végét is),
  • azokat a juttatásokat, amelyeket az önkéntes részére biztosítanak: ezekről rendelkezni kell a szerződés megszűnésének esetére is!),
  • egyes esetekben a jogszabály meghatározhatja a szerződés egyéb kötelező tartalmi elemeit

Az önkéntesség természetéből adódó sokszínűség, az egyes önkéntesek élethelyzetének különbözőségéből adódó eltérés megköveteli az egyedileg megfogalmazott szerződéseket. Ezért, ha sablon alapján is kötjük meg a szerződéseket, érdemes minden egyes önkéntessel külön megállapodni arról, mi kerül az ő szerződésébe, azzal a kikötéssel, hogy összhangban kell lennie a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvényben foglaltakkal.

Mit tartalmazzon a jelentkezési lap?

A jelentkezési lap az a nyomtatvány, amelyen keresztül az önkéntes felveszi a kapcsolatot az intézménnyel. Vannak kötelező elemei (pl.: személyes adatok, elérhetőség, a betölteni kívánt önkéntes feladat, kompetenciák – pl. nyelvtudás), de a megválaszolandó kérdések sora tetszés szerint bővíthető. A jelentkezési lap mellett önéletrajzot is kérhetünk a jelentkezőktől. Célszerű minél több információt megtudni a leendő önkéntesről.

Például:

  • Érdeklődési kör, hobbi
  • Végez, végzett-e már önkéntes munkát? Ha igen, mit és hol?
  • Hány órát tud vállalni egy hónapban?
  • A hét melyik napján és/vagy melyik napszakban tudna önkéntes munkát vállalni?
  • Miért szeretne önkéntes munkát vállalni intézményünkben?
  • Hol hallott az intézmény önkéntes programjáról?
  • stb.

A Szépművészeti Múzeum Önkéntes Programjának jelentkezési lapja.

Mit tartalmazzon a feladatköri leírás?

Célszerű az intézményben vállalható összes feladatkörről egy-egy rövid leírást készíteni, amely tartalmazza a feladatkör megnevezését és rövid leírását, a munkavégzés helyszínét, az esetleges elvárásokat (pl. nyelvtudás), feltételeket (pl. előzetes képzéshez kötött feladatkör), valamint azt, hogy a feladat folyamatosan vagy csak bizonyos időszakban végezhető. A pontos leírások segítik az önkénteseket a nekik tetsző, képességeiknek, érdeklődési körüknek megfelelő feladatkör  kiválasztásában.

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez

Ez a szócikk angol nyelven is olvasható.