Új önkéntes program elindítása [szerkeszthető]

A szócikk lektorált, szerkeszthető változata:
https://cskwiki.hu/uj-onkentes-program-elinditasa/

 

Egy új önkéntes program bevezetése számos lépéssel jár. Ilyenkor két alapesetet különböztethetünk meg. Elsőként, amikor a szervezet még nem dolgozott szervezett formában önkéntesekkel, és maga az önkéntes program, az önkéntesek megjelenése is új a szervezet életében. Ez esetben az előkészítés, a szervezet felkészítése az önkéntesek fogadására hangsúlyos szerepet kap. Másrészt előfordulhat az is, hogy a szervezet már dolgozik önkéntesekkel, de egy új területen szeretné bevezetni jelenlétüket, tevékenységüket.

Az alábbi táblázat foglalja össze, hogy melyek azok a szükséges és a későbbi működés szempontjából biztonságot jelentő lépések, amelyeket egy önkéntes program bevezetése előtt, közben érdemes átgondolni, megtenni. A táblázatban azt is nyomon követhetjük, hogy az egyes lépések nyomán mely dokumentumok készülnek el. Hangsúlyozzuk, hogy a tevékenység jellegétől függően az alábbi lépések sorrendje módosulhat, ezért mindenképpen javasoljuk, hogy a tervezés megkezdése előtt szerezzenek rálátást a teljes folyamatra, és tekintsék át az alábbi sorvezetőt.

Az egyes lépések időigényét nem tüntettük fel, mert jelentős eltérés mutatkozhat egy pár fős alkalmazotti stábbal működő szervezet és egy több száz fős szervezet életében, vagy akár az önkéntesekre ruházott felelősség mértékétől függően is. Ugyanakkor az ütemezés kérdését nyitva hagyjuk, és közös gondolkozásra hívjuk azokat, akik az Útmutatót egy program létrehozásának a szándékával forgatják. Számukra lehetőséget hagytunk az alábbi táblázat utolsó oszlopában az egyes lépések időpontjának megtervezéséhez. Javasoljuk, hogy a tervezést az utolsó lépéssel kezdjék, azaz annak meghatározásával, hogy az új önkéntes tevékenység mikortól működjön, és érdemes a további lépéseket ehhez képest visszafelé megtervezni. Magunk is meg fogunk lepődni, hogy mennyire idő- és energiaigényes egy ilyen tervezési folyamat. Egy biztos: az előkészítésbe fektetett energia meg fog térülni.

 

Lépések sorrendje	Előálló dokumentumok	Ütemezés
Az ötlet Az önkéntes tevékenység indokoltsága. Pro/kontra érvek (szervezeti hasznok és ellenérvek) összeírása. Más szervezetek releváns tapasztalatainak összegyűjtése.	Ötlet / projektleírás, érvgyűjtemény.
A szükséglet Szövetségesek gyűjtése, informális találkozók, megbeszélés(ek): a szervezet részéről megerősödik az igény az önkéntesek megjelenésére, formális találkozók. A felsővezetés megnyerése, a szükséges engedélyek beszerzése. A tevékenység feltételeinek és kezdetének tisztázása.	Jegyzőkönyvek a megbeszélésről, engedélyek.
Feladat-meghatározás Feladatköri leírások: az önkéntesek pontosan milyen feladatot, milyen keretek között fognak ellátni? Ez hogyan járul hozzá a szervezeti célok eléréséhez?	feladatköri leírás
Szervezetbe illeszkedés Melyik szervezeti egység, szereplő koordinálása alá kerülnek az önkéntesek? Az önkéntesekkel kapcsolatba kerülő kollégák tájékoztatása, képzése (műhelymunka).	módosított szervezeti ábra
Költségvetés A tevékenység milyen értéktöbbletet jelent a szervezet „ügyfelei” és ezáltal a szervezet számára? Minőségi különbség, új szolgáltatás, munkatársak felszabaduló ideje, növekvő bevétel tekintetében mi a plusz, amit az önkéntesek jelenléte hoz? Akár pénzben, akár eszmei értékként kifejezve. Mivel jár az önkéntesek megjelenése? Melyek lesznek a számukra nyújtott juttatások esetleges jutalmak, milyen költséggel jár (akár munkatársak idejében kifejezve) az önkéntesek kiválasztása, felkészítése, mentorálása és koordinálása?	önkéntes program költségvetése
Adminisztrációs feladatok Milyen adminisztrációs kötelezettségekkel, terhekkel jár az önkéntesek megjelenése? Milyen szabály- és keretrendszerben fogadjuk az önkénteseket?	bejelentési adatlap, szerződésminta, adatbázis az önkéntesekről, önkéntes kézikönyv
Toborzás és kiválasztás Az önkéntes lehetőség meghirdetésének dokumentumai, a minimális toborzási idő megállapítása (min. 2-3 hetet javasolunk hagyni). Toborzási terv. Tudjuk-e, hogy milyen csatornákon hirdetjük meg a lehetőséget, milyen határidővel várunk válaszokat, mikor fogunk interjúztatni? Hány önkéntesre van szükségünk a feladat elvégzéséhez? Milyen szűrőkkel választunk a jelentkezők közül? Kinek lesz a feladata a toborzás és a kiválasztás? Mikor lesz kapacitás a feladatok ellátására? A toborzást és kiválasztás egy személy, vagy egy bizottság végzi?	önkéntes felhívás, jelentkezési lap, interjúsor, válaszlevél minta, toborzási terv – írott formában
Biztonsági szempontok Végiggondoltuk-e, hogy milyen biztonsági következményei vannak az önkéntesek megjelenésének? Hogy jutnak be az épületbe, az irodába? Kapnak-e belépőkártyát, kulcsot? Milyen felelősség biztositási szabályok vonatkoznak az önkéntesekre?	biztonsági terv, engedély-feljegyzés
Képzés A kiválasztott önkéntesek felkészítése a feladatra. Szükség esetén vizsga, tudás- és kompetencia felmérés, szűrők beállítása – mi van, ha valaki nem alkalmas a kijelölt feladatra? mi van, ha valaki sikeres vizsgát tesz? Szerződéskötés az önkéntesekkel	képzési terv
Önkéntes tevékenység indítása Milyen időszakban, hol, kik fognak önkéntes tevékenységet végezni? Rendelkezésre áll-e minden eszköz, asztal, szék stb. a tevékenység végzéséhez? Az új tevékenység elérhető lesz-e az intézmény kliensei számára, és ha igen, ők honnan fognak tudni az új tevékenységről?	önkéntesek beosztása, ha releváns: új szolgáltatás hirdetése	Mikor tervezi az új program indítását, az első önkéntes munkanapot? ……………………………

Összefoglalva négy kérdéskört mindenképp javaslunk érinteni:

 

• Folyamatok – Minden folyamat egyértelmű a koordinátor és minden munkatárs számára? Egyértelmű számukra az is, hogy mi a szerepük a folyamatokban? Mindenki tisztában van a projekttel, és annak tervezett működésével, céljával? Világos és egyértelmű-e az önkéntesek feladata?
• Emberek – Minden munkatárs, a szervezet minden hierarchiális szintjén kapott információt arról, hogy új önkéntesek várhatók? Tisztázott-e a munkatársak viszonya (alá-fölérendeltség) a leendő önkéntesekkel szemben? Egyértelműek-e a visszajelzési lehetőségek?

• Dokumentumok – Mindenki megkapta-e a számára szükséges dokumentumot? Elkészültek-e az önkéntes kitűzők, névsorok, feljegyzések, önkéntes szerződések, a kézikönyv, stb. Készültek-e belső tájékoztató anyagok?

• Eszközök – Az önkéntes tevékenységhez minden eszköz rendelkezésre áll? Van-e iroda, pihenőhelyiség, munkaállomás, számítógép, nyomtató, papír, toll stb.?

Mivel az előkészítés szerteágazó, precíz és körültekintő eljárást igényel annak érdekében, hogy a későbbiekben ne maradjon támadási felület az önkéntes tevékenységgel, egy új program esetében pedig az önkéntesekkel szemben, érdemes elegendő időt hagyni egy program bevezetésének átgondolására.

 
A szócikk alapját képező dokumentum: Gyakorlati útmutató intézményi önkéntes programok létrehozásához és működtetéséhez